Для оформления заявки на групповое посещение, необходимо открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Групповое посещение» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.4.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.
Рис.3.4.1. Оформление заявки на групповое посещение.
В зависимости от настроек Системы на форме оформления заявки на групповое посещение может находиться различный набор полей.
Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").
По умолчанию на форме оформления заявки отображаются следующие поля:
| Информация для пропуска | |
| Срок действия заявки С | Дата начала действия заявки | Срок действия заявки По | Дата окончания действия заявки | Цель посещения | Цель посещения |
| Принимающая сторона | |
| ФИО | ФИО принимающего сотрудника |
| Подразделение-заявитель | Подразделение, от имени которого оформляется заявка |
| Адрес | Здание, где находится принимающий сотрудник |
| Комната | Комната принимающего сотрудника |
| Телефон | Телефон принимающего сотрудника |
| Информация о посетителе | |
| Фамилия | Фамилия посетителя |
| Имя | Имя посетителя |
| Отчество | Отчество посетителя |
| Организация | Организация, которую представляет посетитель |
| Дата рождения | Дата рождения посетителя |
| Иностранный гражданин | Отметка, о том является ли посетитель представителем другого государства |
| Телефон | Телефон посетителя |
| Примечание | Примечание заявителя |
После заполнения полей на каждого посетителя, следует нажимать кнопку «Добавить посетителя» для добавления посетителей в «Список посетителей».
Данные о посетителе в заявку могут быть внесены автоматически: с помощью автоподстановки, если на него уже ранее оформлялись заявки.
Список посетителей можно заполнить из XLS-файла. Для этого нужно нажать кнопку «Скачать шаблон списка», заполнить открывшийся Excel-файл данными на посетителей и загрузить этот файл, нажав кнопку «Загрузить список».
Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки, добавить в список посетителей хотя бы одного посетителя и нажать кнопку «Оформить заявку».
После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск.