1. Введение

Настоящий документ предназначен для Пользователей программного продукта VisitorControl (далее – Система), участвующих в процессах:

• оформления, согласования заявок и выдачи разовых пропусков;
• оформления, согласования заявок и выдачи временных пропусков;
• оформления, согласования заявок и выдачи постоянных пропусков;
• оформления и согласования заявок на внос / вынос материальных ценностей;
• оформления и согласования заявок на проезд и парковку автотраспорта;
• оформления, согласования и исполнения заявок на услуги;
• оформления, согласования и исполнения заявок на бронирование переговорных;
• учета рабочего времени сотрудников.

В документе представлено описание всех функциональных возможностей Системы.

1.1. Название Системы

Полное название Системы: «Программный продукт VisitorControl». Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2017613158, выданное Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам Российской Федерации (РОСПАТЕНТ) «13» марта 2017 года.

Краткое название Системы: «VisitorControl».

Версия: 6.1

1.2. Требования и рекомендации по работе с Системой

• Пользователю Системы необходимо иметь навыки работы в операционной среде (ОС) из семейства ОС MS Windows;
• Пользователь Системы должен иметь навыки работы с интернет-браузером;
• Учитывая, что Пользователи Системы могут работать в разных операционных системах, браузерах, а так же что конкретная инсталляция может не иметь лицензий на те или иные модули, экраны Пользователей могут несущественно отличаться от копий экранов, приведенных в настоящем документе;
• При работе на мобильном устройстве некоторые элементы форм могут быть скрыты или недоступны;
• Рекомендуемое разрешение экрана не менее 1024x768 точек на дюйм.

1.3. Принятые термины и сокращения

• Авторизация – процесс, при котором Пользователь запрашивает разрешение на реализацию своих Прав в Системе, а Система предоставляет Права, доступные Пользователю;
• Аутентификация – процесс, при котором Пользователь предъявляет данные удостоверяющие его подлинность, а Система проверяет их достоверность посредством сравнения предъявляемых данных с данными хранящимися в Системе для данного Пользователя;
• Пропуск (Гостевой пропуск) – электронный документ, оформляемый на основании согласованной Заявки или без нее;
• Шаблон доступа (ШД) – сущность Системы, используемая для интеграции со СКУД, состоящая из одного или нескольких уровней доступа и определяющая права доступа посетителя на охраняемую территорию. ШД может иметь привязку к одному или нескольким подразделениям компании;
• Дополнительные права – Права назначенные Пользователю в дополнение или вместо Роли;
• Заявка – электронный документ, оформляемый Пользователем и являющийся запросом на оформление Пропуска (Заявка на разовый Пропуск, или Заявка на групповое посещение), или запросом на разрешение вноса (ввоза) / выноса (вывоза) материальных ценностей (Заявка на материальный Пропуск), или запросом на разрешение парковки автомобиля, или запросом на оказание услуг, или запросом на бронирование переговорной;
• Инициирование заявки – это перевод Заявки в состояние Оформлена в результате заключительного этапа Согласования, либо в результате создания Заявки Пользователем, в Полномочиях которого есть Право Инициирования заявки;
• Карта доступа – идентификационная карта, позволяющая посредством обработки считывателем, получать доступ к разрешенным точкам доступа в здании;
• Критерий выбора маршрута согласования – это набор параметров, в зависимости от которых происходит назначение заявке того или иного шаблона маршрута согласования;
• Материальный носитель Пропуска – вещественный пропуск в виде Карты доступа или бумажного документа;
• Маршрут согласования – это назначенная заявке копия шаблона маршрута согласования в соответствии с критерием выбора маршрута согласования;
• Область распространения права – дополнительная характеристика (атрибут) отдельных Прав, ограничивающая их действие в рамках Организаций, Подразделений, Зданий или Ролей;
• Объект посещения (или Объект) - разрешенные для посещения Посетителем места: здания, подъезды, этажи и т.д., зарегистрированные в Системе;
• Организация (или Компания) – юридическое лицо, зарегистрированное в Системе для участия в процессе обеспечения доступа Посетителей на Объекты;
• Право доступа – разрешение на доступ к функциям Системы;
• Персональные данные (ПД или ПДн) – данные посетителей введённые в систему с целью обеспечения пропускного режима на охраняемый объект;
• Подразделение – часть Организации.
• Полномочия пользователя (или Полномочия) – совокупность Ролей и/или Дополнительных прав, назначенных Пользователю;
• Пользователь системы (или Пользователь) – cотрудник организации, зарегистрированный в Системе, наделенный определенными полномочиями и осуществляющий непосредственную работу с Системой;
• Посетитель – лицо, на которое оформляется Пропуск для доступа на Объект посещения;
• Почтовые сообщения Системы (далее – Почтовые сообщения) – информация, поступающая на электронный адрес пользователя, имеющая уведомительный характер о значимых событиях;
• Роль – именованная совокупность Прав, предназначенная для удобства разделения Пользователей на отдельные группы с предопределенным одинаковым набором Прав;
• Система – Программный продукт VisitorControl;
• Смена – временной интервал действия Пропуска. Смена может переходить на следующие сутки, но не может быть более 24 часов;
• Право согласования – это право доступа дающее возможность участвовать в формировании шаблонов маршрутов согласования и согласовывать заявки в соответствии с областью распространения права и выбранным маршрутом согласования;
• СКУД – система контроля и управления доступом;
• Согласование заявки – это последовательный процесс вынесения решений (положительных или отрицательных) согласующими инстанциями в соответствии с назначенным заявке маршрутом согласования;
• Согласующая инстанция – это роль или конкретный пользователь Системы, имеющий право согласования того или иного типа Заявки.
• Сотрудник – человек, работающий в организации;
• Список на контроле – список лиц, на которых создание Заявок и оформление Пропусков запрещено и/или требует дополнительного контроля службы безопасности Организации/Объекта;
• Сущность Системы (объект Системы) – элемент, над которым в Системе может быть произведено определенное действие. К объектам Системы относятся:
  • Архив
  • Должность
  • Журнал аудита
  • Заявка на пропуск
  • Здание
  • Компания
  • Параметры системы
  • Подразделение
  • Пользователь
  • Посетитель
  • Пропуск
  • Роль
  • Сотрудник
• Уровень доступа (УД) – импортированная из СКУД, совокупность временных интервалов доступа и точек доступа, которые назначаются определенному лицу или группе лиц, имеющим доступ в заданные точки доступа в заданные Временные интервалы доступа (определение взято из ГОСТ на СКУД);
• Шаблон маршрута согласования – это упорядоченная последовательность шагов согласования;
• Шаг согласования – это этап согласования, содержащий одну согласующую инстанцию.

2. Общие сведения о Системе

1. Вход в Систему, выход из Системы
2. Смена пароля
3. Основные элементы интерфейса
4. Разграничение полномочий
5. Основные роли Системы и их функции

2.1. Вход в Систему, выход из Системы

Для того чтобы войти в Систему, необходимо:

1. открыть web-браузер;
2. в адресной строке ввести адрес сайта Системы. Адрес можно узнать у администратора Системы или у сотрудника, проводившего установку Системы;
3. нажать кнопку <Enter>.

Откроется страница авторизации, где необходимо ввести свой логин (впоследствии он автоматически запомнится Системой) и пароль (Рис.2.1.1). Если данные введены верно, откроется рабочее окно Системы, после чего можно начинать работу.

Рис.2.1.1. Вход в Систему

Если логин или пароль введены неверно, появится соответствующее сообщение.

Рис.2.1.2. Попытка ввести неверный логин или пароль

Чтобы выйти из Системы, достаточно закрыть Internet Explorer либо нажать соответствующую интерфейсную кнопку в пункте меню "Профиль", второй вариант является более предпочтительным и надёжным.

Внимание: Внутри системы обеспечивается привязка данных пользователя (логина) к одному стационарному и одному мобильному устройству. Раз в сутки, возможно привязать логин пользователя к новому устройству. Однако дальнейшую перепривязку в течении текущих суток может осуществлять только администратор Системы (подробнее в п 14.1 Справочник "Пользователи")

Рис.2.1.3. Сообщение о перепривязке

2.2. Смена пароля

Для смены пароля Пользователю необходимо:

1. Войти в Систему;
2. Открыть пункт меню "Профиль";
3. Выбрать строку "Сменить пароль";
4. В открывшемся окне смены пароля ввести старый (текущий) и новый пароль после чего нажать кнопку "Сохранить".

Рис.2.2.1. Окно профиля.

Рис.2.2.2. Окно смены пароля.

2.3. Основные элементы интерфейса

Важно: Некоторые интерфейсные элементы в приобретенном Вами продукте могут отличаться от приведенных в настоящем документе.

Навигация по Системе

Рабочее окно Системы можно условно разделить на следующие области (Рис.2.3.1):

• Область основной формы (1): В данной области отображается основная форма в которой работает Пользователь;
• Область заголовка (2): В данной области отображается название Системы и название основной формы в которой работает Пользователь;
• Область меню (3): В данной области отображается меню Системы.



Рис.2.3.1. Рабочее окно Системы

Отображение списков

В Системе список с данными представлен в виде таблиц, интерфейс которых схож во всех разделах Системы (Рис.2.3.2).



Рис.2.3.2. Табличное представление списка объектов.

В средней части окна отображается форма с таблицей. При выборе любой строки в таблице, данный элемент становится активным и в правой части окна открывается форма просмотра с более подробной информацией выделенного элемента.

Данные в таблице могут быть упорядочены (отсортированы) по любому из столбцов, путем нажатия левой кнопки мыши на заголовке столбца. Повторное нажатие приводит к обратной сортировке.

Для простого поиска требуемого элемента таблицы Пользователь может воспользоваться "Быстрым поиском". Для этого Пользователю необходимо:

1. Нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
2. В выпадающем списке выбрать пункт меню "Поиск";
3. В открывшемся окне поиска ввести требуемое для поиска значение (текстовое или цифровое).

Важно: Поиск осуществляется только по той информации которая на данный момент отображена в строках и столбцах таблицы!

Для расширенного поиска или фильтрации данных Пользователь может воспользоваться фильтрацией. Для этого Пользователю необходимо:

1. Нажать кнопку открытия фильтра находящуюся в области заголовка;
2. На открывшейся форме фильтра заполнить требуемые условия фильтрации;
3. Нажать кнопку Готово.

Важно: Фильтрация может отсутствовать в некоторых списках Системы!

Открытая форма фильтра показана на Рис.2.3.3.



Рис.2.3.3. Форма фильтра

Специальные кнопки интерфейса

Список основных кнопок Системы представлен ниже:

Кнопка	Действие
	отображение списочных данных (действующие заявки, список посетителей, список карт доступа и пр.)
	отображение подробной информации об объекте (например, это может быть подробная информация о посетителе или принимающем сотруднике)
	выбор даты в прилегающем поле из выпадающего календаря
	внесение комментариев
	просмотр графических файлов (фотографии документов посетителей и пр.)
	выгрузка табличных данных в Excel
	печать табличных данных
	настройка оборудования (считыватель, сканер, web-камера и пр.)

2.4. Разграничение полномочий

Разграничение полномочий реализовано в Системе путем предоставления Пользователям различных ролей и прав доступа с областями распространения прав.

Роли формируются из набора прав и областей их распространения. Пользователю может быть присвоена одна или несколько ролей или даже отдельные права. В настройках поставляемой Системы по умолчанию имеется стандартный набор ролей:

• Администратор;
• Заявитель;
• Уполномоченный заявитель;
• Сотрудник службы безопасности;
• Оператор бюро пропусков;
• Охрана (КПП);
• Кадровая служба;
• Заявитель ServiceDesk;
• Согласующий ServiceDesk;
• Диспетчер ServiceDesk;
• Диспетчер подразделения ServiceDesk;
• Исполнитель ServiceDesk;
• Заявитель переговорных;
• Согласующий переговорных;
• Менеджер переговорных.

Права могут быть самодостаточными (при наличии права, его можно реализовать, зайдя в определенный пункт меню Системы) и зависимыми (их можно реализовать, только если Пользователю даны и самодостаточные права, от которых зависят первые).

Краткое описание прав для каждой роли приведено в п.2.5. Полный перечень прав каждой роли с областями распространения указан в Cправочнике "Роли".

2.5. Основные роли и их функции в Системе

В этом разделе рассмотрены стандартные роли, предустановленные в системе по умолчанию. При необходимости, администратор может расширить или сократить полномочия одной или нескольких ролей или создать дополнительную роль.

Пользователь Системы может получить полную информацию о своих полномочиях, открыв пункт меню "Профиль" и выбрав пункт "Посмотреть карточку пользователя".

Пользователь с ролью «Администратор»

Роль «Администратор» дает возможность Пользователю Системы:

• Редактировать Параметры Системы, настройки Безопасности;
• Вести справочники Ролей, Сотрудников, Пользователей, Организаций, Подразделений, Зданий, Должностей, Карт доступа, Уровней доступа, Шаблонов доступа, Смен, Шаблонов и Критериев выбора маршрутов;
• Просматривать журнал аудита;
• Функции остальных ролей Системы.

Пользователь с ролью «Заявитель»

Роль «Заявитель» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на разовый пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на временный пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на гостевую парковку;
• Оформлять заявки на групповое посещение для своих посетителей;
• Оформлять заявки на материальный пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на постоянный пропуск для своих посетителей;
• Отслеживать свои заявки;
• Просматривать, редактировать и отзывать заявки оформленные Пользователем.

Пользователь с ролью «Уполномоченный заявитель »

Роль «Уполномоченный заявитель» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки без отправления заявки на согласование
• Оформлять заявки на разовый пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на временный пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на гостевую парковку;
• Оформлять заявки на групповое посещение для своих посетителей;
• Оформлять заявки на материальный пропуск для своих посетителей;
• Оформлять заявки на постоянный пропуск для своих посетителей;
• Просматривать, редактировать и отзывать заявки оформленные Пользователями из его подразделения и всех дочерних подразделений;
• Согласовывать заявки на пропуск своего подразделения и всех дочерних подразделений;
• Просматривать список посетителей своего подразделения;
• Просматривать журнал проездов автомобилей;
• Просматривать журнал посещений для временных и постоянных пропусков;
• Просматривать журнал разовых, временных и постоянных пропусков оформленных по заявкам Пользователей из его подразделения и всех дочерних подразделений.

Пользователь с ролью «Сотрудник службы безопасности»

Роль «Сотрудник службы безопасности» дает возможность Пользователю Системы:

• Вести список «посетителей на контроле» для всех компаний;
• Просматривать список заявок и пропусков для всех компаний;
• Выгружать реестры пропусков в MS Excel;
• Просматривать журнал проездов автомобилей;
• Просматривать архив пропусков;
• Просматривать журнал посещений для временных и постоянных пропусков.

Пользователь с ролью «Оператор бюро пропусков»

Роль «Оператор бюро пропусков» дает возможность Пользователю Системы:

• Просматривать заявки всех типов для своего здания;
• Оформлять пропуска (разовые, временные, постоянные) на доступ на объект на основании действующей заявки или без нее;
• Просматривать справочник всех посетителей своего здания и их документов;
• Вносить отметку о выходе посетителя из здания;
• Выгружать реестры пропусков в MS Excel;
• Просматривать журнал посещений для временных пропусков;
• Исполнять заявки на изменение данных постоянного пропуска;
• Вести справочник карт доступа;
• Просматривать архив пропусков.

Пользователь с ролью «Охрана (КПП)»

Роль «Охрана (КПП)» дает возможность Пользователю Системы:

• Просматривать журнал проездов автомобилей;
• Вносить отметки о въезде/выезде автомобилей;
• Просматривать журнал посещений для временных пропусков;
• Просматривать заявки всех типов для своего здания;
• Просматривать пропуска всех типов для своего здания.

Пользователь с ролью «Кадровая служба»

Роль «Кадровая служба» дает возможность Пользователю Системы:

• Работать с системой учета рабочего времени;
• Вести справочник "Должности";
• Вести справочник "Сотрудники" для своей компании;
• Просматривать журнал посещений для временных и постоянных пропусков своей компании;
• Просматривать журналы пропусков своей компании.

Пользователь с ролью «Заявитель ServiceDesk»

Роль «Заявитель ServiceDesk» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на услуги;
• Просматривать журнал заявок на услуги и редактировать и отзывать свои заявки.

Пользователь с ролью «Согласующий ServiceDesk»

Роль «Согласующий ServiceDesk» дает возможность Пользователю Системы:

• Согласовывать/отклонять заявки на услуги;
• Просматривать журнал заявок на услуги.

Пользователь с ролью «Главный диспетчер ServiceDesk»

Роль «Главный диспетчер ServiceDesk» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на услуги;
• Назначать подразделение-исполнителя заявки на услуги и отклонять заявки;
• Просматривать журнал заявок на услуги и отзывать заявки.

Пользователь с ролью «Диспетчер ServiceDesk»

Роль «Диспетчер ServiceDesk» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на услуги;
• Согласовывать/отклонять заявки на услуги;
• Назначать исполнителя заявки и переносить срок выполнения заявки на услуги;
• Просматривать журнал заявок на услуги и отзывать заявки;
• Подтверждать выполнение заявки на услуги.

Пользователь с ролью «Исполнитель ServiceDesk»

Роль «Исполнитель ServiceDesk» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на услуги;
• Исполнять заявки на услуги.

Пользователь с ролью «Заявитель переговорных»

Роль «Заявитель переговорных» дает возможность Пользователю Системы:

• Оформлять заявки на бронирование переговорных;
• Просматривать журнал заявок на бронирование переговорных и редактировать и отзывать свои заявки.

Пользователь с ролью «Согласующий переговорных»

Роль «Согласующий переговорных» дает возможность Пользователю Системы:

• Согласовывать/отклонять заявки на переговорные;
• Просматривать журнал заявок на переговорные.

Пользователь с ролью «Менеджер переговорных»

Роль «Менеджер переговорных» дает возможность Пользователю Системы:

• Просматривать журнал заявок на переговорные;
• Исполнение заявок на бронирование переговорных;
• Вести справочник "Переговорные";
• Вести справочник "Опции бронирования".

3. Заявка на пропуск

Если пропускной режим подразумевает проход посетителей на территорию по заранее согласованным заявкам, необходимо воспользоваться функционалом подачи заявок на пропуск. Предварительная заявка на пропуск может согласовываться, а затем передаваться в бюро пропусков. Сотрудник бюро пропусков на основании заявки оформит пропуск и выдаст посетителю карту доступа.

1. Возможные статусы заявки на пропуск
2. Оформление заявки на разовый пропуск
1. Вкладка "Посетитель"
2. Вкладка "Документ посетителя"
3. Вкладка "Материальные ценности"
4. Вкладка "Автомобиль"
3. Оформление заявки на временный пропуск
4. Оформление заявки на групповое посещение
5. Оформление заявки на материальный пропуск
6. Оформление заявки на постоянный пропуск
1. Вкладка "Владелец"
2. Вкладка "Документ"
3. Вкладка "Автомобили"
7. Оформление заявки на гостевую парковку
8. Согласование / отклонение входящих заявок
9. Просмотр, редактирование и отзыв заявок на пропуск
10. Поиск и фильтрация заявок. Создание пользовательских журналов
11. Экспорт данных в Excel
12. Вывод данных на печать
13. Прикрепление файлов к заявкам

В Системе также предусмотрена возможность оформления пропуска без заявки – по факту прихода посетителя.

3.1. Возможные статусы заявки на пропуск

В ходе всего жизненного цикла заявки на пропуск могут изменять свой статус. Для проверки статуса заявки достаточно зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Все заявки» (Рис.3.1.1).



Рис.3.1.1. Статус заявки на пропуск

В зависимости от действий Пользователей, заявки могут принимать следующие статусы:

Статус заявки	Описание статуса
На согласовании	Заявка оформлена Сотрудником, не имеющим права на инициирование заявки без согласования, и находится на рассмотрении у Согласующей инстанции.
Отозвана	Заявка была отозвана Сотрудником, ее оформившим, или другим Сотрудником, имеющим соответствующие полномочия.
Отклонена	Заявка была отклонена согласующим лицом.
Действующая	Заявка оформлена и согласована, доступна Оператору бюро пропусков. Срок действия заявки уже наступил, но не истек, и количество оформленных пропусков по данной заявке, меньше количества, указанного при оформлении.
Оформлена	Заявка оформлена и согласована, но срок действия заявки еще не наступил.
Отработана	Максимальное количество посещений по этой заявке израсходовано или срок действия заявки истёк и по заявке был выдан хотя бы один пропуск.
Просрочена	Срок действия заявки истек, при этом по ней, не было выдано ни одного пропуска.
Пропуск готов к выдаче	Постоянный пропуск изготовлен по данной заявке изготовлен, но не выдан.

Для удобства работы с заявками, в меню "Заявки" предусмотрены стандартные пункты, которые обеспечивают возможность удобного просмотра заявок с соответствующим статусом.



Рис.3.1.2. Меню "Заявки"

3.2. Оформление заявки на разовый пропуск

Для оформления заявки на разовый пропуск, Пользователю необходимо зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Разовый пропуск» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.2.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.

Заявка на разовый пропуск может оформляться:

• На один день, в течении которого по заявке может быть оформлен один разовый пропуск;
• На несколько дней, в течении которых по заявке может быть оформлен один разовый пропуск;
• На несколько дней, в течении которых по заявке может быть оформлено столько разовых пропусков сколько указано Пользователем при оформлении заявки.

Если заявка оформляется на несколько пропусков, то она остается действующей, пока не будет исчерпано указанное в заявке количество пропусков или не закончится срок ее действия.



Рис.3.2.1. Оформление заявки на разовый пропуск.

В зависимости от настроек Системы на форме Оформление заявки на разовый пропуск может находиться различный набор вкладок (вплоть до того, что все поля будут отображаться на одной вкладке) и полей.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 10.3 "Настройка форм").

Отображение полей так же зависит от прав (Роли) Пользователя. Например: Для Пользователя, обладающего правом заказа заявок на период, форма заявки на Разовый пропуск будет выглядеть несколько иначе чем у Пользователя у которого нет данного права (о настройке прав см. 9.8 "Справочник Роли").



Рис.3.2.2. Оформление заявки на пропуск с измененными настройками формы (одна вкладка - "Посетитель", также на форму выведены не все поля).

Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки и нажать кнопку «Оформить заявку».

Описание возможных действий Пользователя на различных вкладках при оформлении заявки приведено далее:

1. вкладка "Посетитель"
2. вкладка "Документ посетителя"
3. вкладка "Материальные ценности"
4. вкладка "Автомобиль"

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск.



Рис.3.2.3. Заявка после оформления

В случае, если на данного посетителя уже есть оформленные действующие заявки, появится предупреждение:

Внимание: Данный функционал настраивается в параметрах системы администратором и может быть отключен по умолчанию.



Рис.3.2.4. Предупреждение о существовании оформленных заявок.

3.2.1. Вкладка "Посетитель"

Вкладка "Посетитель" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.2.1.1 Вкладка "Посетитель".

На вкладке "Посетитель" могут содержаться следующие поля (настройка полей производиться администратором Системы):

Информация о посетителе
Фамилия	Фамилия посетителя
Имя	Имя посетителя
Отчество	Отчество посетителя. При снятии check-box'а ввод отчества не нужен
Организация	Организация посетителя
Иностранный гражданин	Отметка, о том является ли посетитель представителем другого государства
Дата рождения	Дата рождения посетителя
E-mail	E-mail адрес посетителя
Информация для разового пропуска
Срок действия заявки С	Начало действия заявки на данного посетителя, дата
Срок действия заявки По	Окончание действия заявки на данного посетителя, дата
Время действия заявки	Время суток, в течение которого будет действовать заявка
Цель посещения	Цель посещения
Кол-во пропусков (только для заявки на разовый пропуск)	Количество пропусков, которые можно выдать по заявке
Принимающая сторона
ФИО	ФИО принимающего сотрудника
Подразделение-заявитель	Подразделение, от имени которого оформляется заявка
Адрес	Здание, где находится принимающий сотрудник
Комната	Комната принимающего сотрудника
Телефон	Телефон принимающего сотрудника

3.2.2. Вкладка "Документ посетителя"

Вкладка "Документ посетителя" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.2.2.1 Вкладка "Документ посетителя".

На вкладке "Документ посетителя" могут содержаться следующие поля:

Документ посетителя
Документ	Тип документа, выбирается из списка
Серия	Серия документа
Номер	Номер документа
Кем выдан	Кем выдан
Код	Код подразделения, выдавшего документ
Дата выдачи	Дата выдачи документа
Место регистрации	Место регистрации

Если произвести автоподстановку данных Посетителя, то вкладка "Документ посетителя" тоже будет автоматически заполнена данными документа, с которым ранее приходил Посетитель.

3.2.3. Вкладка "Материальные ценности"

Вкладка "Материальные ценности" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.2.3.1 Вкладка "Материальные ценности".

Вкладка может содержать следующие поля:

На внос	Мат.ценность вносится на территорию
На вынос	Мат.ценность выносится с территории
Наименование/ № сопроводительных документов	Название материальной ценности (например: ноутбук, марка) или номер сопроводительных документов
Модель	Модель материальной ценности
Серийный номер	Серийный номер
Кол-во	Количество вносимых/выносимых предметов
Единицы	Единицы измерения

По нажатию на кнопку "Добавить" происходит добавление материальной ценности в список материальных ценностей. После добавления нескольких элементов списка, форма приобретает следующий вид:



Рис.3.2.3.2. Вид вкладки "Материальные ценности" при указании нескольких разнообразных предметов.

Информация о материальных ценностях не сохраняется в карточке пользователя, и не заполняется автоматически при автоподстановке Посетителя в будущем.

3.2.4. Вкладка "Автомобиль"

Вкладка "Автомобиль" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.2.4.1 Вкладка "Автомобиль".

На вкладке "Автомобиль" могут содержаться следующие поля:

Номер автомобиля	Номер автомобиля посетителя
Марка автомобиля	Марка автомобиля посетителя
Цвет автомобиля	Цвет автомобиля посетителя
Оставить на ночь	Отметка о разрешении оставить автомобиль на ночь на территории
Разрешение на разгрузку автомобиля	Отметка о разрешении произвести разгрузку автомобиля
Парковочное место	Парковочное место. Выбирается из списка

Если произвести автоподстановку данных посетителя, то на вкладку будет выведена информация об автомобилях, на которых ранее приезжал посетитель



Рис.3.2.4.2 Выбор автомобиля, на котором ранее приезжал посетитель.

Выбор щелчком мыши автомобиля из списка приведет к заполнению полей формы "Автомобиль".

3.3. Оформление заявки на временный пропуск

Для оформления заявки на временный пропуск, Пользователю необходимо зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Временный пропуск» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.3.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.



Рис.3.3.1. Оформление заявки на временный пропуск.

В зависимости от настроек Системы на форме Оформление заявки на временный пропуск может находиться различный набор вкладок (вплоть до того, что все поля будут отображаться на одной вкладке) и полей.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").

Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки и нажать кнопку «Оформить заявку».

Описание возможных действий Пользователя на различных вкладках при оформлении заявки на временный пропуск аналогичен действиям при оформлении заявки на разовый пропуск, за исключением вкладки "Посетитель". В отличии от заявки на разовый пропуск в заявке на временный пропуск на вкладке "Посетитель" указывается срок действия пропуска.

1. вкладка "Посетитель"
2. вкладка "Документ посетителя"
3. вкладка "Материальные ценности"
4. вкладка "Автомобиль"

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск.

В случае, если на данного посетителя уже есть оформленные действующие заявки, появится предупреждение:

Внимание: Данный функционал настраивается в параметрах системы администратором и может быть отключен по умолчанию.

3.4. Оформление заявки на групповое посещение

Для оформления заявки на групповое посещение, необходимо открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Групповое посещение» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.4.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.



Рис.3.4.1. Оформление заявки на групповое посещение.

В зависимости от настроек Системы на форме оформления заявки на групповое посещение может находиться различный набор полей.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").

По умолчанию на форме оформления заявки отображаются следующие поля:

Информация для пропуска
Срок действия заявки С	Дата начала действия заявки
Срок действия заявки По	Дата окончания действия заявки
Цель посещения	Цель посещения
Принимающая сторона
ФИО	ФИО принимающего сотрудника
Подразделение-заявитель	Подразделение, от имени которого оформляется заявка
Адрес	Здание, где находится принимающий сотрудник
Комната	Комната принимающего сотрудника
Телефон	Телефон принимающего сотрудника
Информация о посетителе
Фамилия	Фамилия посетителя
Имя	Имя посетителя
Отчество	Отчество посетителя
Организация	Организация, которую представляет посетитель
Дата рождения	Дата рождения посетителя
Иностранный гражданин	Отметка, о том является ли посетитель представителем другого государства
Телефон	Телефон посетителя
Примечание	Примечание заявителя

После заполнения полей на каждого посетителя, следует нажимать кнопку «Добавить посетителя» для добавления посетителей в «Список посетителей».

Данные о посетителе в заявку могут быть внесены автоматически: с помощью автоподстановки, если на него уже ранее оформлялись заявки.

Список посетителей можно заполнить из XLS-файла. Для этого нужно нажать кнопку «Скачать шаблон списка», заполнить открывшийся Excel-файл данными на посетителей и загрузить этот файл, нажав кнопку «Загрузить список».

Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки, добавить в список посетителей хотя бы одного посетителя и нажать кнопку «Оформить заявку».

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск.

3.5. Оформление заявки на материальный пропуск

Для оформления заявки на материальный пропуск, Пользователю необходимо зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Материальный пропуск» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.5.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.



Рис.3.5.1. Оформление заявки на материальный пропуск.

В зависимости от настроек Системы на форме оформления заявки на материальный пропуск может находиться различный набор полей.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").

По умолчанию на форме оформления заявки отображаются следующие поля:

Информация для пропуска
Дата пропуска	Дата действия заявки
внос	Отметка о направлении перемещения материальных ценностей
Откуда вносится	Откуда вносятся материальные ценности
Куда вносится	Куда вносятся материальные ценности
вынос	Отметка о направлении перемещения материальных ценностей
Откуда выносится	Откуда выносятся материальные ценности
Куда выносится	Куда выносятся материальные ценности
ФИО ответственного	ФИО ответственного
Информация о посетителе
Фамилия	Фамилия посетителя
Имя	Имя посетителя
Отчество	Отчество посетителя
Дата рождения	Дата рождения посетителя
Иностранный гражданин	Отметка, о том является ли посетитель представителем другого государства
Примечание	Примечание заявителя
Марка автомобиля	Марка автомобиля посетителя
Номер автомобиля	Номер автомобиля посетителя
Список мат.ценностей
Наименование	Наименование мат. ценности
Модель	Модель мат. ценности
Серийный номер	Серийный номер мат. ценности
Кол-во	Количество мат. ценностей
Единицы	Единица измерения мат. ценностей

По нажатию на кнопку "Добавить" происходит добавление материальной ценности в список материальных ценностей.

Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки, добавить в список посетителей хотя бы одного посетителя и нажать кнопку «Оформить заявку».

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать,.



Рис.3.5.2. Заявка после отправки

Если Пользователь обладает необходимыми правами, то он имеет возможность простановки отметок о вносе и/или выносе материальных ценностей. Тем самым заявки на материальный пропуск можно отрабатывать. Заявка принимает статус "Отработана", если по ней проставлены все необходимые отметки или срок её действия прошёл и проставлена хотя бы одна отметка.

3.6. Оформление заявки на постоянный пропуск

Для оформления заявки на постоянный пропуск, Пользователю необходимо зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Постоянный пропуск» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.6.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.

Заявка на постоянный пропуск не имеет срока действия. Заявка может быть оформлена как на выдачу нового пропуска сотруднику, так и на изменение данных пропуска, замену пропуска и т.д.

На вкладке "Владелец" есть возможность загрузить фотографию владельца пропуска из файла.



Рис.3.6.1. Оформление заявки на постоянный пропуск.

В зависимости от настроек Системы на форме Оформление заявки на постоянный пропуск может находиться различный набор вкладок (вплоть до того, что все поля будут отображаться на одной вкладке) и полей.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").

Чтобы оформить заявку, необходимо заполнить форму заявки и нажать кнопку «Оформить заявку».

Описание возможных действий Пользователя на различных вкладках при оформлении заявки приведено далее:

1. вкладка «Владелец»
2. вкладка «Документ»
3. вкладка «Автомобили»

После оформления заявки, открывается форма с подробной информацией о заявке. Пользователь, в зависимости от прав, может совершить с ней различные действия: Отозвать, Редактировать, Оформить пропуск.



Рис.3.6.2. Заявка после отправки

3.6.1. Вкладка "Владелец"

Вкладка "Владелец" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.6.1.1 Вкладка "Владелец".

На вкладке "Владелец" могут содержаться следующие поля (настройка полей производиться администратором Системы):

Информация о заявке
Назначение заявки	С какой целью оформляется заявка, выбор одного из трех значений (рис. 3.6.1.2)
Информация о владельце
Фамилия	Фамилия владельца
Имя	Имя владельца
Отчество	Отчество владельца
Дата рождения	Дата рождения владельца
Должность	Должность владельца
Организация-Подразделение	Организация-подразделение, где работает владелец
Место расположения	Здание, в котором работает владелец
Комната	Комната, где работает владелец
Телефон	Телефон владельца пропуска
Требования к уровню доступа	Текстовое поля для ввода заявителем требований к уровню доступа постоянного пропуска
Режим работы	Режим работы владельца пропуска
Фото	Фото владельца пропуска. Для загрузки фото необходимо нажать кнопку "Загрузить фото" и указать путь к нужному файлу.



Рис.3.6.1.2 Поле "Назначение заявки".

• Выдача нового пропуска

При выдаче нового пропуска все перечисленные в таблице поля доступны для ввода

• Изменение данных пропуска, Замена пропуска

При выборе последних 2-х значений на форме оформления заявки на постоянный пропуск: появляется ещё одно поле "Описание причины переоформления", где пользователь может указать причину переоформления пропуска.

Так же, при выборе последних 2-х значений в группе полей "Информация о владельце" для ввода доступно лишь поле "Фамилия", обеспечивающее автоподстановку данных по выданным ранее пропускам. Остальные данные о сотруднике вносятся автоматически путем автоподстановки из "Справочника сотрудников".

3.6.2. Вкладка "Документ"

Вкладка "Документ" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.6.2.1 Вкладка "Документ".

а вкладке "Документ" могут содержаться следующие поля:

Документ владельца пропуска
Документ	Тип документа, выбирается из списка
Серия	Серия документа
Номер	Номер документа
Дата выдачи	Дата выдачи документа
Кем выдан	Кем выдан
Код	Код подразделения, выдавшего документ
Место регистрации	Место регистрации документа

Если на вкладке "Владелец" выбрано назначение заявки "Выдача нового пропуска", то все поля вкладки "Документ" доступны для ввода.

3.6.3. Вкладка "Автомобили"

Вкладка "Автомобиль" по умолчанию имеет следующий вид:



Рис.3.6.3.1 Вкладка "Автомобили".

На вкладке "Автомобиль" могут содержаться следующие поля:

Парковка
Парковочное место	Парковочное место. Выбирается из списка парковочных мест.
Автомобиль
Номер автомобиля	Номер автомобиля владельца пропуска
Марка автомобиля	Марка автомобиля владельца пропуска
Цвет автомобиля	Цвет автомобиля владельца пропуска
Список автомобилей

По нажатию на кнопку "Добавить" происходит добавление автомобиля в список автомобилей.

3.7. Оформление заявки на гостевую парковку

Для оформления заявки на гостевую парковку, Пользователю необходимо зайти в пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «На гостевую парковку» и заполнить все обязательные поля формы заявки (Рис.3.7.1). Поля, обязательные к заполнению отмечены звездочками.

Для всех полей на форме оформления заявки возможно настроить отображение или скрытие полей, а так же обязательность или не обязательность заполнения (о настройке форм см. 15.3 "Настройка форм").



Рис.3.7.1. Оформление заявки на гостевую парковку.

В зависимости от настроек Системы на форме Оформление заявки на разовый пропуск может находиться различный набор вкладок (вплоть до того, что все поля будут отображаться на одной вкладке) и полей.

По умолчанию на форме оформления заявки отображаются следующие поля:

Автомобиль
Номер автомобиля	Номер автомобиля
Марка автомобиля	Марка автомобиля
Цвет автомобиля	Цвет автомобиля
Информация для пропуска
Дата посещения	Дата посещения
Принимающая сторона
Заявитель	Организация заявитель

При оформлении заявки на гостевую парковку, Пользователю необходимо выбрать парковочное место и время парковки используя схему парковочных мест. Занятые парковочные места обозначаются красным цветом. Выбранное место и время обозначается зеленым цветом.

Важно: при выборе времени бронирования парковочного места, учитывается настройка ограничивающая максимальное время бронирования парковки (по умолчанию 3 часа).



Рис.3.7.2. Оформление заявки на гостевую парковку. Выбор парковочного места.

3.8. Согласование / отклонение заявок

Для просмотра и согласования заявок необходимо обладать правами просмотра и согласования заявок соответствующего типа.

Для согласования заявки необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на пропуска» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Согласовать».



Рис.3.8.1. Просмотр и согласование заявок на пропуск.

После нажатия кнопки «Согласовать» появится сообщение об успешном согласовании заявки на данном шаге согласования.

Для отклонения заявки на пропуск необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на пропуска» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Отклонить».
4. В открывшемся окне Резолюции ввести причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить».
После нажатия кнопки «Отклонить» появится сообщение об отклонении заявки, заявка будет возвращена заявителю и примет статус «Отклонена».



Рис.3.8.2. Резолюция отклонения.

3.9. Просмотр, редактирование и отзыв заявок на пропуск

Пока на основании заявки не оформлен пропуск, Пользователи, имеющие соответствующие права, могут внести исправления (отредактировать) в заявку или отозвать ее.

Для редактирование ранее оформленной заявки, Пользователю необходимо открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Все заявки», выбрать в списке заявок нужную заявку и нажать кнопку «Редактировать».

После нажатия кнопки «Редактировать» Пользователь увидит форму заявки с возможностью редактирования полей (Рис.3.9.1). После внесения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить изменения».



Рис.3.9.1. Внесение изменений в заявку на пропуск.

Для отзыва ранее оформленной заявки на пропуск Пользователю необходимо открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Все заявки», выбрать в списке заявок нужную заявку и нажать кнопку «Отозвать».

После нажатия на кнопку «Отозвать» заявка принимает статус «Отозвана» и становится доступна для редактирования только создавшему ее Пользователю. После редактирования заявку можно заново направить в работу.

Для просмотра отклоненных заявок, Пользователю необходимо открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Все заявки» и с помощью фильтра, описанного в следующем разделе, выбрать заявки со статусом "Отклонена" (Рис.3.9.2).



Рис.3.9.2. Просмотр отклоненной заявки.

Пользователь, может еще раз отправить заявку на согласование. Для этого требуется отредактировать заявку.

3.10. Поиск и фильтрация заявок. Создание пользовательских журналов.

Для поиска и фильтрации заявок на пропуск, необходимо открыть соответствующий журнал заявок в пункте меню пункт меню «Заявки на пропуск».

Для простого поиска требуемой заявки можно воспользоваться "Быстрым поиском". Для этого необходимо:

1. нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
2. в выпадающем списке выбрать пункт меню "Поиск";
3. В открывшемся окне поиска ввести требуемое для поиска значение (текстовое или цифровое).

Для расширенного поиска или фильтрации данных Пользователь может воспользоваться фильтрацией. Для этого Пользователю необходимо:

1. Нажать кнопку открытия фильтра находящуюся в области заголовка;
2. На открывшейся форме фильтра заполнить требуемые условия фильтрации;
3. Нажать кнопку Готово.

Можно воспользоваться следующими критериями поиска:


Заявка
• Период оформления
• Номер заявки
• Статус заявки
• Тип заявки
• ФИО заявителя
• Подразделение заявителя

Принимающая сторона
• ФИО
• Организация
• Адрес

Посетитель сотрудник
• Период посещения
• ФИО
• Организация
• Наличие автомобиля
• Номер автомобиля
• Признак "Иностранный гражданин"
• Отображать не более - параметр влияющий на количество выводимых записей

Поиск и фильтрация заявок могут вестись по одному или одновременно по нескольким критериям.

При открытии журнала заявок, Система отображает список заявок в соответствии с предустановленными значениями фильтра (в пределах ограничения на количество отображаемых записей: по умолчанию 500).

Значения фильтров можно сохранить как новый журнал в отдельном пункте меню. Для этого необходимо:

1. нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
2. в выпадающем списке выбрать пункт меню "Сохранение журнала";
3. В открывшемся окне поиска выбрать требуемый вариант сохранения фильтров в текущем журнале или создания нового журнала на основании значений фильтров.



Рис.3.10.1. Поиск/фильтрация заявок на пропуск



Рис.3.10.2. Сохранение нового фильтра

Для сброса сохраненных значений фильтров или удаления журнала необходимо:

1. нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
2. в выпадающем списке выбрать пункт меню "Удаление журнала";
3. В открывшемся окне необходимо подтвердить сброс значений фильтров/ удаление журнала.

3.11. Экспорт данных в Exсel

Для экспорта данных журналов или справочников в Exсel необходимо:

1. открыть необходимый журнал/справочник;
2. нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
3. в выпадающем списке выбрать пункт меню "Экспорт в Excel";
4. В открывшемся окне выбрать место для сохранения файла экспорта.

Важно: Экспорт данных в Exсel может отсутствовать для некоторых журналов/справочников Системы



Рис.3.11.1. Выгружаемые данные заявок на пропуск в Excel



Рис.3.11.2. Фрагмент таблицы Excel с результатами выгрузки

3.12. Вывод данных на печать

Для печати данных журналов или справочников необходимо:

1. открыть необходимый журнал/справочник;
2. нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка;
3. в выпадающем списке выбрать пункт меню "Печать";
4. В открывшемся окне указать параметры печати и выбрать принтер.

Важно: Печать данных может отсутствовать для некоторых журналов/справочников Системы



Рис.3.12.1. Печать журнала заявок

3.13. Прикрепление файлов к заявке

При оформлении любого типа заявки у Пользователя Системы есть возможность прикрепить к заявке один или несколько файлов. Для прикрепления документов к заявке пользователю не требуется обладать дополнительным правом, только правом оформления соответствующего типа заявки.

При прикреплении файлов накладываются ограничения:

• Максимальный размер прикрепляемого файла не должен превышать 5 Mb;
• Максимальный суммарный размер файлов не должен превышать 50 Mb.

Для прикрепления должны быть возможны следующие форматы: jpeg, jpg, gif, png, doc, docx, xls, xlsx, pdf.

Прикрепленные файлы отображаются на форме оформления заявки и могут быть удалены при нажатии на иконку "мусорного бака"



Рис.3.13.1. Файлы прикрепленные к заявке

4. Пропуск

После того, как заявка на пропуск согласована, по ней возможно оформить пропуск. Оформление пропуска возможно только при наличии права на оформление пропуска для соответствующего типа заявки.

Разовый или Временный пропуск может быть оформлен без заявки, если пропускной режим предприятия это допускает. В качестве пропуска посетитель получает распечатанный пропуск или электронную карту доступа.

По окончании визита посетитель сдает карту доступа (либо распечатанный пропуск) в картоприёмник, или в бюро пропусков, или на пост охраны, и в пропуске VisitorControl проставляется отметка о сдаче пропуска.

1. Оформление пропуска по заявке
2. Оформление пропуска без заявки (регистрация посетителя)
3. Заполнение информации о посетителе
4. Внесение отметок в пропуска
5. Прочие действия с пропусками
6. Просмотр журналов проходов
7. Оформление постоянного пропуска
8. Дизайнер шаблонов печатных пропусков

4.1. Оформление пропуска по заявке

Для оформления пропуска на по заявке необходимо обладать правом «Оформление пропуска по заявке» для соответствующего типа заявки (например "Оформление временного пропуска по заявке"). По умолчанию в Системе правами оформления пропусков обладают Пользователи с ролью «Оператор бюро пропусков».

Начать оформление пропуска по заявке можно двумя способами:

Способ №1: Оформление пропуска из пункта меню «Пропуска»

Для оформления пропуска из пункта меню «Пропуска» подпункт «Оформление по заявке» необходимо:

1. Открыть пункт меню «Пропуска» подпункт «Оформление по заявке» (Рис.4.1.1)
2. Произвести поиск действующей заявки на данного посетителя. Для поиска действующих заявок возможно:
3. Ввести первые две-три буквы фамилии посетителя в поле "Фамилия". Если в Системе находятся несколько действующих заявок на людей с фамилиями, удовлетворяющими заданным условиям поиска, то откроется список заявок, где вы сможете выбрать нужную заявку
4. На форме нажатие на кнопку и в открывшемся списке действующих заявок выбрать требуемую заявку

Важно: В список действующих заявок и в автоподстановку не попадают фамилии из заявок на постоянный пропуск. Постоянные пропуска оформляются только из пункта меню «Заявки на пропуск» с формы просмотра заявки.



Рис.4.1.1 Оформление пропуска из пункта меню «Пропуска»

Способ №2: Оформление пропуска из пункта меню «Заявки на пропуск»

Для оформления пропуска из пункта меню «Заявки на пропуск» необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на пропуск» подпункт «Действующие»
2. Выбрать среди действующих заявок требуемую (Рис.4.1.2).
3. В открывшемся окне просмотра заявки нажать кнопку «Оформить пропуск».
4. В открывшемся окне оформления пропуска произвести заполнение недостающей информации



Рис.4.1.2 Оформление пропуска из пункта меню «Заявки на пропуск»

Продолжение оформления пропуска

5. Отметить согласие на обработку персональных данных (если посетитель посещает объект впервые).
6. Выбрать свободную карту доступа(Если в настройках Системы указано «Для доступа в здание используются: карты доступа».. Для этого необходимо:)
   1. Открыть список свободных карт доступа (Рис.4.1.3) по кнопке рядом с полем «Карта доступа» и выбрать любую карту двойным кликом левой кнопкой мыши или нажатием кнопки «Выбрать»;
   2. Назначить свободную карту доступа можно при помощи считывателя проксимити-крат. (Если в поставку Системы входит Модуль идентификации гостевой карты ). Для настройки считывателя проксимити-крат, необходимо нажать на кнопку "Настроить считыватель" рядом с полем "Карта доступа".

   

   Рис.4.1.3. Список свободных карт доступа.

7. Нажать на кнопку "Оформить пропуск"

Если не заполнены обязательные поля формы, Система выдаст соответствующее сообщение (Рис.4.1.4)



Рис.4.1.4. Уведомление о незаполненных полях.

В случае успешного оформления пропуска, Система откроет диалоговое окно с подтверждением успешного оформления пропуска (Рис.4.1.5) и окно печати пропуска с диалогом выбора принтера для печати (если в параметрах системы установлена отметка «Для доступа в здание используются: печатный пропуск со штрих-кодом/бумажные пропуска") (Рис.4.1.6).

Появление данных диалоговых окон можно отключить в настройках системы.



Рис.4.1.5. Информационное окно пропуска.



Рис.4.1.6. Форма пропуска для печати

4.2. Оформление пропуска без заявки

Для оформления пропуска без заявки необходимо обладать правом «Оформление пропуска без заявки». При оформлении пропуска без заявки может быть оформлен разовый или временный пропуск.



Рис.4.2.1. Оформление пропуска без заявки

Для оформления пропуска без заявки необходимо:

1. Открыть пункт меню «Пропуска» подпункт «Регистрация посетителя»;
2. В появившемся окне оформления пропуска по заявке ввести данные о посетителе (подробнее: введение данных о посетителе);
3. Выбрать принимающего сотрудника;
4. Отметить согласие на обработку персональных данных (если посетитель посещает объект впервые);
5. Выбрать свободную карту доступа (Если в настройках Системы указано «Для доступа в здание используются: карты доступа».. Для этого необходимо:)
   1. Открыть список свободных карт доступа (Рис.4.2.2) по кнопке рядом с полем «Карта доступа» и выбрать любую карту двойным кликом левой кнопкой мыши или нажатием кнопки «Выбрать»;
   2. Назначить свободную карту доступа можно при помощи считывателя проксимити-крат. (Если в поставку Системы входит Модуль идентификации гостевой карты ). Для настройки считывателя проксимити-крат, необходимо нажать на кнопку "Настроить считыватель" рядом с полем "Карта доступа".



Рис.4.2.2. Список свободных карт доступа.

6. Нажать на кнопку "Оформить пропуск".
Если не заполнены обязательные поля формы, Система выдаст соответствующее сообщение (Рис.4.2.3)



Рис.4.2.3. Уведомление о незаполненных полях.

В случае успешного оформления пропуска, Система откроет диалоговое окно с подтверждением успешного оформления пропуска (Рис.4.2.4) и окно печати пропуска с диалогом выбора принтера для печати (если в параметрах системы установлена отметка «Для доступа в здание используются: печатный пропуск со штрих-кодом/бумажные пропуска") (Рис.4.2.5).

Появление данных диалоговых окон можно отключить в настройках системы.



Рис.4.2.4. Информационное окно пропуска.



Рис.4.2.5. Форма пропуска для печати

4.3. Заполнение информации о посетителе

В зависимости от настроек Системы на форме оформление пропуска пропуск может находиться различный набор вкладок (вплоть до того, что все поля будут отображаться на одной вкладке) и полей.

Информация о посетителе может быть заполнена:

• Вручную;
• Автоподстановкой;
• При распознавании документа.

Ручное заполнение информации о посетителе

Ручное заполнение полей возможно только при оформлении пропуска без заявки .

Заполнение информации о посетителе при помощи автоподстановки

При оформлении пропуска по заявке данные о посетителе будет заполнены данными из заявки при помощи атоподстановки

При оформлении пропуска без заявки возможно ввести первые две-три буквы фамилии посетителя в поле "Фамилия" и выбрать требуемого посетителя из списка автоподстановки (если данному посетителю ранее оформляли пропуска и его данные есть в базе).

Заполнение информации о посетителе с помощью сканирования и распознавания документа*

Заполнение информации о посетителе с помощью сканирования и распознавания документа возможна только в случае, если:

• Посетитель предоставляет один из следующих документов : Паспорт гражданина РФ, Водительское удостоверение нового образца, Заграничный паспорт гражданина РФ, иностранный паспорт.
• В Параметрах системы должна быть включена настройка "Использовать распознавание".
• Запущен Модуль распознавания должен(это видно в трее в правом нижнем углу экрана Рис.4.3.1).



Рис.4.3.1 Модуль распознавания запущен

Для сканирования и распознавания документа необходимо:

1. Положить документ посетителя в сканер.
2. Выбрать тип документа.(Внимание: Если тип документа выбран неверно, то система автоматически попытается определить тип, среди типов документов годных к распознаванию, в том случае, если Администратором, в настройках системы, включен режим "Определять тип документа при распознавании". Автоматическое определение типа документа обеспечивается только клиентским типом распознавания.



Рис.4.3.2 Выбор типа документа.

3. Раскрыть окно распознавания (Рис.4.3.3), кликнув по кнопке рядом с выбором типа документа .



Рис.4.3.3 Окно распознавания

4. Убедиться, что модуль распознавания инициализирован, то есть отсутствует красная надпись "Модуль распознавания не отвечает!" (Рис.4.3.4).



Рис.4.3.4 Модуль распознавания не инициализирован

5. Проверить, чтобы галочка "Распознать документ" была проставлена.
6. Нажать на кнопку "Отсканировать".
7. После окончания процесса сканирования документа Система выдаст сообщение о начале процесса распознавания документа (Рис.4.3.5).



Рис.4.3.5 Процесс распознавания документа

8. После автоматического заполнения полей из распознанного документа необходимо проверить правильность распознавания каждого из полей. Для помощи в проверке полей Система автоматически помечает каждое из распознанных полей цветом, который означает: синий - поле распознано; жёлтый - возможны неточности; красный - поле не распознано. Так же для удобства проверки, при наведении курсора на поле с распознанными данными, Система предоставляет для просмотра элемент изображения, из которого получены данные (Рис.4.3.6).



Рис.4.3.6 Автоматическое заполнение полей данными.



*Опция действительна при подключении соответствующего модуля.

Для реализации возможности сканирования и сохранения документов посетителей, необходимо:

• Установить драйверы устройства (сканера) на ПК на котором будет происходить сканирование документов посетителя.
• Настроить параметры сканирования. Для этого:
  • В окне распознавания отметить галочку "Показать диалог сканирования";
  • Проставить галочку "Показывать диалог сканирования;
  • В открывшемся диалоге сканирования установить следующие параметры: разрешение - 300dpi, цветность - 24 bit) необходимо.
• (В случае клиентского модуля распознавания) Вставить в usb-порт ПК ,на котором происходит сканирование и сохранение документов посетителей, клиентский ключ распознавания;
• (В случае серверного модуля распознавания) Вставить в usb-порт сервера, на котором установлен VisitorControl, серверный ключ распознавания .

Каждое отсканированное изображение будет сохраняться в поле «Все изображения документов» (Рис.4.3.7).



Рис.4.3.7. Сохраненные изображения документов.

Каждый отсканированное изображение можно увеличить для просмотра (кликнув левой клавишей мышки на нем самом) или удалить (кликнув левой клавишей мышки на крестик рядом со снимком).



Рис.4.3.8. Окно увеличения фотографии посетителя.

Получение фотографии посетителя

Получение фотографии посетителя возможно:

• При распознавания документа, в этом случае Система вырежет из скана документа область с фотографией;
• При загрузке изображения с диска. Для этого необходимо нажать на кнопку "Загрузить изображение с диска" и выбрать требуемую фотографию с диска.



Рис.4.3.9. Диалог поиска файла на жестком диске.

• При фотографировании посетителя на web-камеру (для этого к ПК, с которого происходит съемка, должна быть подключена web-камера). Для этого необходимо нажать на кнопку . В открывшемся окне получения фотографии посетителей произвести фотографирование посетителя нажав на кнопку "Сделать снимок и сохранить.



Рис.4.3.10. Получить изображение с камеры и сохранить.



Рис.4.3.11. Окно получения фотографии посетителей.

4.4. Внесение отметок в пропуска

Пользователь, обладающий правом «Внесение отметки об окончании посещения», после ухода посетителя имеет возможность на соответствующем пропуске поставить отметку об окончании посещения.

Пользователь с правом «Отметка о выходе посетителя» может в Системе проставить отметку о сдаче пропуска (уходе посетителя).

Для этого необходимо:

1. Войти в пункт меню «Пропуска» подпункт «Разовые» (для просмотра только активных пропусков) или «Пропуска» подпункт Журнал пропусков» (для просмотра всех пропусков, входящих в область распространения выше перечисленных прав).
2. Выбрать нужный пропуск. В правом окне, появятся информация и соответствующие правам кнопки.



Рис.4.4.1. Просмотр активных пропусков

3. Нажать кнопку «Внести отметку об окончании посещения» и/или «Внести отметку о сдаче пропуска»



Рис.4.4.2. Внесение отметки в активный пропуск

4. После сдачи пропуска появится соответствующее сообщение



Рис.4.4.3. Сообщение о простановке отметки в пропуск.

4.5. Прочие действия с пропусками

По аналогии с журналами заявок, в журналах пропусков так же возможно:

• Осуществлять просмотр списка пропусков (по аналогии с просмотром списка заявок);
• Осуществлять поиск и фильтрацию пропусков (по аналогии с поиском и фильтрацией заявок);
• Выгружать список пропусков в Excel (по аналогии с экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

4.6. Просмотр журналов проходов

Для просмотра журнала проходов необходимо обладать правом «Просмотр журнала временных пропусков» или правом «Просмотр журнала постоянных пропусков» в зависимости от типа пропуска, по которым требуется посмотреть проходы.

Для просмотра журнала проходов нужно:

1. Открыть пункт меню «Пропуска» подпункт «Временные» (для просмотра только активных временных пропусков) или «Пропуска» подпункт «Постоянные» (для просмотра только активных постоянных пропусков) или «Пропуска»подпункт «Все пропуска» (для просмотра всех пропусков).
2. Выбрать требуемый пропуск. В правом окне, появятся информация и соответствующие правам кнопки.



Рис.4.6.1. Просмотр постоянного пропуска

3. Нажать кнопку «Показать журнал» располагающуюся в группе полей «Журнал проходов».



Рис.4.6.2. Форма просмотра журнала проходов

4.7. Оформление и выдача постоянного пропуска.

Для оформления постоянного пропуска необходимо обладать правом "Оформление постоянного пропуска по заявке" и правом "Постоянный пропуск: Просмотр журнала заявок" .

Внимание: оформление постоянного пропуска происходит только из пункта меню "Заявки на пропуск" и невозможно из пункта меню «Оформление по заявке».

Для оформления постоянного пропуска требуется:

1. Открыть журнал заявок;
2. Найти требуемую заявку на постоянный пропуск;
3. На форме просмотра заявки, нажать кнопку «Оформить пропуск» (Рис.4.7.1).



Рис.4.7.1. Просмотр заявки на постоянный пропуск

4. В открывшейся форме оформления постоянного пропуска по заявке (Рис.4.7.2) заполнить необходимые поля и выбрать карту доступа по аналогии с оформлением других типов пропусков ( оформлении пропуска по заявки ) .



Рис.4.7.2. Форма оформления постоянного пропуска

5. Нажать кнопку "Оформить пропуск". В случае отсутствия сотрудника с таким ФИО Система предложит создать запись сотрудника в справочнике "Сотрудники"

После оформления постоянного пропуска, Система отобразит форму просмотра пропуска. Пропуск имеет статус «Готов к выдаче», т.е. он оформлен, но еще не активирован (в СКУД).

Для активации постоянного пропуска необходимо нажать кнопку «Внести отметку» в группе полей «Время выдачи пропуска» на форме просмотра постоянного пропуска (Рис. 4.7.3) (требуется наличие права "Внесение отметки о выдаче постоянного пропуска") .



Рис.4.7.3. Форма просмотра постоянного пропуска

4.8. Дизайнер шаблонов печатных пропусков.

Для создания или изменения шаблона печатного пропуска Пользователю необходимо открыть пункт меню «Настройки» → «Дизайн пропусков» (Рис.4.8.1). В справочнике отображаются все шаблоны, которые используются в системе на данный момент.

Для доступа к дизайнеру шаблонов пропусков необходимо обладать правом "Доступ к дизайнеру пропусков".



Рис.4.8.1. Справочник шаблонов печатных пропусков

Для добавления нового шаблона, необходимо нажать на кнопку «Добавить», откроется форма Выбора шаблона для создания нового шаблона (Рис.4.8.2).



Рис.4.8.2. Форма оформления постоянного пропуска

В справочнике возможно выбрать любой шаблон, для создания нового на основании выбранного или создать шаблон с нуля, выбрав «Пустой шаблон». После выбора шаблона Система отобразить форму создания шаблона (Рис.4.8.3) на которой располагаются следующие элементы:

• Вкладка Дизайнер, которая разделяется на следующие области:
• Область формы пропуска – область, в которой создается и отображается шаблон печатного пропуска.
• Область элементов – область, в которой можно выбрать элемент, для перетаскивания его в область шаблона пропуска.
• Область настроек – область, в которой, изменить название шаблона, изменить тип пропуска и задать параметр «по умолчанию». Так же в данной области задаются размеры пропуска.
• Элементы на форме – область, в которой отображаются все элементы, добавленные в область шаблона пропуска.
• Область настроек элемента – область, в которой можно задать параметры выбранного элемента.
• Кнопка «Сохранить» - по нажатию на кнопку происходит сохранение шаблона.
• Кнопка «Сохранить как новый» - по нажатию на которую, в справочник шаблонов печатных пропусков добавляется новый шаблон. В случае существования шаблона с тем же названием необходимо отобразить предупреждающее сообщение с невозможностью дальнейшего сохранения шаблона.
• Кнопка «Отмена» - по нажатию на кнопку происходит закрытие формы редактирования/добавления шаблона печатного пропуска.
• Вкладка Html-код на которой можно просматривать и изменять html-код пропуска (Только для опытных пользователей!).



Рис.4.8.3. Форма создания шаблона

Для изменения шаблона необходимо выбрать его в списке, и в открывшейся форме просмотра (нажать на кнопку «Редактировать», после чего откроется форма редактирования шаблона (Рис.4.8.4).



Рис.4.8.4. Форма создания шаблона

5. Заявка на услуги

1. Оформление заявки на услуги
2. Согласование / отклонение заявок на услуги
3. Назначение исполнителей и перенос срока заявки на услуги
4. Исполнение заявок на услуги
5. Контроль исполнения заявки
6. Прочие действия с заявкой на услуги

5.1. Оформление заявки на услуги

Для оформления заявки на услуги необходимо обладать правом "Заявка на услуги: Оформление заявки".

Для оформления заявки на услуги необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Заявки на услуги»;
2. В открывшейся форме заполнить все обязательные поля, обязательные к заполнению (отмечены звездочками). В зависимости от выбранного вида услуги автоматически будет назначен срок исполнения;

Срок исполнения заявки в дальнейшем может быть изменен диспетчером

3. Нажать кнопку "Отправить заявку".



Рис.5.1.1. Оформление заявки на услуги.

5.2. Согласование / отклонение заявок на услуги

Для просмотра и согласования заявок на услуги необходимо обладать правом "Заявка на услуги: просмотр заявки" и правом "Заявка на услуги: согласование заявки".

Для согласования заявки на услуги необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Согласовать».



Рис.5.2.1. Просмотр и согласование заявок на услуги.

После нажатия кнопки «Согласовать» появится сообщение об успешном согласовании заявки на данном шаге согласования.

Для отклонения заявки на услуги необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Отклонить».
4. В открывшемся окне Резолюции ввести причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить».
После нажатия кнопки «Отклонить» появится сообщение об отклонении заявки, заявка будет возвращена заявителю и примет статус «Отклонена».



Рис.5.2.2. Резолюция отклонения.

5.3. Назначение исполнителей и перенос срока заявки на услуги

Назначение исполнителей

Назначение исполнителей заявки на услуги происходит в два этапа:

1. Назначение подразделения-исполнителя

Назначение подразделения-исполнителя заявки производиться так называемым "Главным диспетчером" который должен обладать правом "Заявка на услуги: назначение подразделения-исполнителя"

Для назначения подразделения-исполнителя необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Новые» (или «Все заявки»)
2. Выбрать необходимую заявку на услуги. Система отобразит форму просмотра заявки Рис. 5.3.1



Рис.5.3.1. Форма просмотра заявки на услуги.

3. На форме просмотра нажать кнопку "Назначить". Система отобразит форму назначения исполнителей заявки Рис. 5.3.2



Рис.5.3.2. Форма просмотра заявки на услуги.

4. На форме назначения исполнителей необходимо выбрать подразделение-исполнитель (щелчком по полю "Подразделение-исполнитель") и нажать кнопку "Готово". Система проставит подразделением-исполнителем выбранные подразделения диспетчеры которых смогут назначить заявке непосредственных исполнителей.

На форме назначения исполнителей так же возможно изменить вид услуги (если она была неверна выбрана заявителем), скорректировать планируемый срок исполнения в требуемую сторону и внести комментарий, который будет отображен в ходе выполнения заявки.

2. Назначение исполнителя

Назначение исполнителя заявки производиться после назначения подразделения-исполнителя так называемым "Диспетчером" который должен обладать правом "Заявка на услуги: назначение исполнителей"

Для назначения исполнителя необходимо:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Новые по подразделению» (или «Все заявки»)
2. Выбрать необходимую заявку на услуги. Система отобразит форму просмотра заявки Рис. 5.3.3



Рис.5.3.3. Форма просмотра заявки на услуги.

3. На форме просмотра нажать кнопку "Назначить". Система отобразит форму назначения исполнителей заявки Рис. 5.3.4.



Рис.5.3.4. Форма просмотра заявки на услуги.

4. На форме назначения исполнителей необходимо выбрать исполнителей (щелчком по полю "Исполнитель") и нажать кнопку "Готово". Система проставит заявке исполнителей которых смогут принять заявку в работу.

На форме назначения исполнителей так же возможно изменить вид услуги (если она была неверна выбрана заявителем), скорректировать планируемый срок исполнения в требуемую сторону и внести комментарий, который будет отображен в ходе выполнения заявки.

Список возможных для выбора исполнителей зависит от выбранных подразделений-исполнителей.

Перенос срока

Срок выполнения заявки может быть перенесен пользователем с правом "Заявка на услуги: перенос срока".

Для переноса срока необходимо:

1. Выбрать требуемую заявку и на форме просмотра заявки нажать на кнопку "Перенос срока" (располагаемую в группе полей "О заявке").
2. В открывшемся окне переноса срока Рис.5.3.5 необходимо указать новый планируемый срок и обязательно указать причину переноса.
3. Нажать на кнопку "Ок". Система отправит заявителю e-mail уведомление о переносе срока



Рис.5.3.5. Окно переноса срока.

5.4. Исполнение и внесение уточнений в заявку на услуги

Исполнение заявки

Для принятия заявки в работу и последующего внесения отметки об исполнении заявки необходимо обладать правом "Заявка на услуги: Внесение отметки о завершении выполнения работ".

Для принятия заявки в работу требуется:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Назначенные» (или «Все заявки»);
2. Выбрать необходимую заявку на услуги. Система отобразит форму просмотра заявки Рис. 5.4.1;



Рис.5.4.1. Форма просмотра заявки на услуги.

3. На форме просмотра нажать кнопку "Принять в работу". Система изменит статус заявки на "На исполнении".

Для отказа от исполнения заявки на форме просмотра заявки можно нажать кнопку "Отказаться". В этом случае заявка будет возвращена диспетчеру, а статус заявки изменится на "У диспетчера"

Для внесения отметки о завершении работ так же необходимо обладать правом "Заявка на услуги: Внесение отметки о завершении выполнения работ".

Для внесения отметки о завершении работ требуется:

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Назначенные» (или «Все заявки»);
2. Выбрать необходимую заявку на услуги. Система отобразит форму просмотра заявки Рис. 5.4.1;
3. На форме просмотра нажать кнопку "Завершить работы". Система отобразит окно завершения работ;
4. В окне завершения работ необходимо прописать выполненные по заявке работы и нажать кнопку "Ок". Система изменит статус заявки на "Работы выполнены".



Рис.5.4.2. Окно завершения работ.

Отправка заявки на уточнение

Для отправки заявки на уточнение заявителю необходимо нажать на кнопку "Запросить уточнение" на форме просмотра заявки (кнопка может быть скрыта в кнопке вертикального многоточия). В открывшемся окне отправки заявки на уточнение (рис.5.4.2) необходимо заполнить поле "Вопрос".



Рис.5.4.3. Окно отправки на уточнение.

Функционал отправки заявки на услуги на уточнение доступен только для пользователей с правом "Заявка на услуги: Внесение отметки о завершении выполнения работ" или "Заявка на услуги: Назначения исполнителей" или "Заявка на услуги: Назначение подразделения-исполнителя"

Внесение уточнения

Внесение уточнений в заявку на услуги возможно только для заявителей и только для заявок в статусе "На уточнении". Для этого на форме просмотра заявки необходимо нажать на кнопку "Внести уточнение" (кнопка может быть скрыта в кнопке вертикального многоточия). В открывшемся окне внесения уточнения (рис.5.4.4) необходимо вписать уточнение на запрос.



Рис.5.4.4. Окно внесения уточнения

Ход выполнения

При выполнении заявки, в заявку можно вносить информацию о ходе выполнения. Для этого на форме просмотра заявки требуется нажать на кнопку "Внести информацию". В открывшемся окне внесения информации (рис.5.4.5) необходимо заполнить информацию о ходе выполнения работ.



Рис.5.4.5. Окно внесения информации о ходе выполнения.

В ходе выполнения отображаются все отметки внесенные всеми пользователями при работе с заявкой Рис.5.4.4.



Рис.5.4.6. Ход выполнения.

5.5. Контроль исполнения заявки

Контроль исполнения заявки является двухуровневым - сначала исполнения заявки проверяет диспетчер (пользователь назначивший исполнителей заявки), а затем заявитель.

• Контроль Диспетчером - После внесения отметки о завершении работ диспетчер назначивший заявку на исполнителя должен проставить отметку о подтверждении. Для этого необходимо открыть форму просмотра соответствующей заявки и нажать кнопку "Подтвердить" Рис.5.5.1.

Для возврата заявки исполнителям (заявка не выполнена на 100% или не доделана) необходимо нажать кнопку "Заявка не исполнена". Система откроет окно возврата заявки исполнителям, в которой необходимо заполнить причину возврата и нажать на кнопку "ОК"



Рис.5.5.1. Форма просмотра заявки для подтверждения.

• Контроль заявителем - После внесения отметки о подтверждении выполнения работ диспетчером, заявитель должен проставить отметку о подтверждении исполнения заявки со своей стороны. Для этого необходимо открыть форму просмотра соответствующей заявки и нажать кнопку "Подтвердить" Рис.5.5.1.

Для возврата заявки необходимо нажать кнопку "Заявка не исполнена". Система откроет окно возврата заявки диспетчеру, в которой необходимо заполнить причину возврата и нажать на кнопку "ОК"

Внимание. Заявке будет автоматически проставлена отметка о подтверждении заявителем по прошествию определенного количества рабочих дней. Данная функция регулируется в параметре системы "Срок автоматического подтверждения исполнения заявки на услуги в рабочих днях".

5.6. Прочие действия с заявкой на услуги

Заявители могут пожаловать на ход выполнения заявки а услуги. Для этого необходимо нажать на кнопку "Пожаловаться" на форме просмотра заявки на услуги. В открывшемся окне "Жалобы" необходимо описать жалобу Рис.5.6.1.



Рис.5.6.1. Окно жалобы.

Так же по аналогии с журналами заявок на пропуск, в журналах заявок на услуги так же возможно:

• Осуществлять просмотр списка заявок на услуги (по аналогии с просмотром списка заявок на пропуск);
• Осуществлять поиск и фильтрацию заявок на услуги (по аналогии с поиском и фильтрация заявок на пропуск);
• Выгружать список заявок на услуги в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок на пропуск в Exсel);
• Отправлять список заявок на услуги на печать (по аналогии с выводом списка заявок на пропуск на печать ).

6. Бронирование переговорных

1. Оформление заявки на бронирование переговорных
2. Согласование / отклонение заявок на бронирование переговорных
3. Исполнение заявок на бронирование переговорных
4. Продление брони переговорной
5. Прочие действия с заявкой на бронирование переговорных

6.1. Оформление заявки на бронирование переговорных

Для оформления заявки на бронирование переговорной необходимо обладать правом " Оформление заявки на использование переговорной".

Для оформления заявки на бронирование переговорной необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть пункт меню «Переговорные» подпункт «Заявка на переговорные»;
2. В открывшейся форме требуется выбрать дату, цель бронирования и переговорную.



Рис.6.1.1. Оформление заявки переговорную.

Выбор переговорной и времени бронирования переговорной происходит по нажатию на ячейки временной шкалы. В случае если переговорная занята на какое-то время ее ячейки будут окрашены в серый цвет (рис. 6.1.2).



Рис.6.1.2. Выбор переговорной

После выбора переговорной становиться доступным выбрать необходимые опции Рис.6.1.3. Часть опций может быть включена в переговорную по умолчанию (в этом случае check-box с опцией будет недоступен)

3. Выбрать необходимые опции и указать дополнительные пожелания (если требуется) и нажать на кнопку "Оформить заявку"



Рис.6.1.3. Оформление заявки на услуги. Выбор опций

6.2. Согласование / отклонение заявок на бронирование переговорных

Для просмотра и согласования заявок на бронирование переговорных необходимо обладать правом "Просмотр журнала заявок на использование переговорной" и правом "Согласование заявки на использование переговорной".

Для согласования заявки на бронирование переговорных необходимо:

1. Открыть пункт меню «Переговорные» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Согласовать».



Рис.6.2.1. Просмотр и согласование заявок бронирование переговорных.

После нажатия кнопки «Согласовать» появится сообщение об успешном согласовании заявки на данном шаге согласования.

Для отклонения заявки на бронирование переговорных:

1. Открыть пункт меню «Переговорные» подпункт «Входящие»;
2. Выбрать требуемую заявку в списке заявок «Входящие». Система отобразит форму просмотра заявки;
3. Нажать кнопку «Отклонить».
4. В открывшемся окне Резолюции ввести причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить».
После нажатия кнопки «Отклонить» появится сообщение об отклонении заявки, заявка будет возвращена заявителю и примет статус «Отклонена».



Рис.6.2.2. Резолюция отклонения.

6.3. Исполнение заявок на бронирование переговорных

Для исполнение заявок на бронирование переговорных необходимо обладать правом "Принятие заявки на использование переговорной". Исполнение заявки на бронирование переговорных происходит по нажатию на кнопку "Принять" на форме просмотра заявки на переговорную (Рис. 6.3.1).



Рис.6.3.1. Форма просмотра заявки на переговорную.

Для этого необходимо:

1. Открыть пункт меню «Переговорные» подпункт «Все заявки»;
2. Выбрать требуемую заявку;
3. Нажать на кнопку "Принять" на форме просмотра заявки на переговорную.

6.4. Продление брони переговорной

В случае возникновения потребности продлить время бронирования переговорной (находясь непосредственно в переговорной) требуется:

Внимание: Продление брони переговорной возможно только заявителем.

1. Открыть пункт меню «Заявки на услуги» подпункт «Все заявки»;
2. Выбрать необходимую заявку на услуги. Система отобразит форму просмотра заявки Рис. 6.4.1;



Рис.6.4.1. Форма просмотра заявки на услуги.

3. На форме просмотра заявки нажать кнопку "Продлить". Система отобразит окно продления переговорной Рис. 6.4.2. В окне представлена информация, о том на сколько можно продлить переговорную в зависимости от занятости переговорной на текущий день.



Рис.6.4.2. Окно продления бронирования.

Совет: Продлить переговорную будет удобнее из мобильного приложения VC.

6.5. Прочие действия с заявкой на бронирование переговорных

Так же по аналогии с журналами заявок на пропуск, в журналах заявок на бронирование переговорных возможно:

• Осуществлять просмотр списка заявок (по аналогии с просмотром списка заявок на пропуск);
• Осуществлять поиск и фильтрацию заявок (по аналогии с поиском и фильтрацией заявок на пропуск);
• Выгружать список заявок в Excel (по аналогии с экспортом списка заявок на пропуск в Exсel);
• Отправлять список заявок на печать (по аналогии с выводом списка заявок на пропуск на печать ).

Для учета использования переговорных различными организациями/сотрудниками в системе существует журнал с предустановленной фильтрацией - "Использование переговорных"

6.6. Автомобиль на контроле

Чтобы просмотреть список автомобилей на контроле, Пользователю необходимо открыть пункт меню «Автомобили» → «На контроле» (Рис.6.6.1).



Рис.6.6.1. Справочник «На контроле» для автомобилей

Доступ к данному справочнику имеют только Пользователи, наделенные соответствующими правами. В Системе реализовано два различных типа постановки автомобиля на контроль: с блокировкой и без блокировки.

1. Постановка на контроль с блокировкой - делает невозможным оформить заявку с указанием такого номера автомобиля. При попытке оформить заявку с таким номером автомобиля, система будет выдавать сообщение: «Оформление заявки на данный автомобиль невозможна!»
2. Постановка на контроль без блокировки - оформить заявку с указанием такого номера автомобиля, при этом информирует заявителя о том, что автомобильный номер находится на контроле. Если при постановке автомобиля на контроль было заполнено поле "Дополнительные указания", то эта информация также будет выведена в сообщение.

Чтобы добавить новый автомобиль в справочник «На контроле», Пользователю необходимо:

1. Нажать кнопку "Добавить".
2. В форме "Информация об автомобиле" вести необходимые данные.
3. Выставить опцию: блокировать оформление заявки или не блокировать оформление заявки.
4. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
5. Нажать кнопку "Поставить на контроль".

Чтобы изменить данные об автомобиле в списке «На контроле» или удалить его из справочника, нужно:

1. Выбрать в списке нужный автомобиль (Рис.6.6.2);
2. Отредактировать данные;
3. Нажать кнопку «Сохранить» (для сохранения) или «Снять с контроля» (для удаления автомобиля из справочника).



Рис.6.6.2. Информация об автомобиле

7. Посетители

1. Журнал посетителей

7.1. Журнал посетителей

Для просмотра журнала посетителей и их данных необходимо обладать правом "Просмотр справочника посетителей". Просмотр паспортных данных и фотографии посетителя регулируется отдельным правом "Просмотр паспортных данных и фотографии посетителя"

Для просмотра списка посетителей данные по посетителям, необходимо открыть пункт меню "Посетители" подпункт "Посетители". В журнале посетителей отображаются список посетителей согласно области распространения права "Просмотр справочника посетителей"



Рис.7.1.1. Журнал "Посетители".

Список Посетителей содержит следующие колонки:

• Ф.И.О. - фамилия, имя отчество Посетителя
• Организация - название компании Посетителя
• На терр. - отметка, находится ли Посетитель в данный момент на территории
• Пропуск - отметка, есть ли у него на руках активный пропуск

В правой части окна, где отображается информация о Посетителе, возможно посмотреть все посещения посетителя, нажав кнопку "Просмотр посещений", либо поставить его на контроль (подробно см. 9), нажав кнопку "В черный список".

Данные посетителя можно отредактировать, нажав кнопку "Редактировать", или удалить персональные данные посетителя, нажав кнопку "Отозвать персональные данные" (подробно см. 11).

В журнале посетителей, по аналогии с журналами заявок так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию посетителей (3.10 поиск и фильтрация заявок );
• Выгружать список посетителей в Excel (3.11 экспорт данных в Exсel );
• Отправлять список посетителей на печать (3.12 вывод данных на печать) .

8. Автомобили

1. На территории
2. Журнал проездов

8.1. На территории

Для просмотра списка автомобилей на территории, необходимо открыть пункт меню «Автомобиль» подпункт «На территории» (рис. 8.1.1). Автомобиль считается автомобилем на территории, если для него проставлена отметка о въезде, но не проставлена отметка о выезде.



Рис.8.1.1. Журнал «На территории» для автомобилей

В журнале можно внести отметку о выезде для требуемого автомобиля. Для этого:

1. Выбрать требуемую запись автомобиля из списка. Система отобразит форму просмотра информации об автомобиле. Рис.8.1.2.
2. На форме просмотра информации об автомобиле нажать на кнопку "Внести отметку о выезде"



Рис.8.1.2. Просмотр информации об автомобиле

По аналогии с журналами заявок, в журнале "Автомобили на территории" так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию(по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
• Выгружать список в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

8.2. Журнал проездов автомобилей

В журнале проездов автомобилей отображаются все события въезда/выезда по всем автомобилям из заявок

Просмотр журнала проездов

Для просмотра журнала проездов необходимо обладать правом "Просмотр журнала проездов"

Для просмотра журнала проездов необходимо открыть пункт меню "Автомобили" подпункт "Журнал проездов" Рис.8.2.1.



Рис.8.2.1. Журнал проездов автомобилей

По аналогии с журналами заявок, в журнале проездов так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию(по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
• Выгружать список в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

Добавление/редактирование проездов

В журнале проездов возможно редактировать пару событий "въезд-выезд" или даже добавить новую пару проездов (для случаев когда была нарушена сеть).

Редактирование проездов

Редактирование пары событий "въезд-выезд" возможно при наличии права "Изменение/добавление событий въезд/выезд". Для этого:

1. Открыть пункт меню "Автомобили" подпункт "Журнал проездов";
2. Нажать на строку с парой событий. Система откроет форму просмотра пары событий Рис.8.2.2.



Рис.8.2.2. Форма просмотра пары событий

3. Нажать на кнопку "Редактировать". Система откроет форму редактирования пары событий на которой необходимо изменить время и дату события въезда или выезда и нажать на кнопку "Готово".



Рис.8.2.3.Форма редактирования пары событий

Добавления нового события проезда

Добавление нового события проезда возможно при наличии права "Изменение/добавление событий въезд/выезд". Для этого:

1. Открыть пункт меню "Автомобили" подпункт "Журнал проездов";
2. Нажать на строку с парой событий. Система откроет форму просмотра пары событий Рис.8.2.4;
3. Нажать на кнопку "Добавить событие по данной заявке". Система откроет форму добавления события на которой необходимо заполнить требуемые права и нажать на кнопку "Готово"

Внимание! Добавление нового события проезда возможно только для тех заявок по которым есть хотя бы одно событие проезда



Рис.8.2.4.Форма добавления события въезд

9. Функции контроля

В Системе присутствуют несколько функций для контроля посетителей и сотрудников.

1. Посетители на контроле. Черный и серый список посетителей. VIP список
2. Посетители на территории
3. Журнал аудита
4. Подозрительные события
5. Работоспособность системы
6. Автомобиль на контроле

9.1. Посетители на контроле (Черный и серый список посетителей)

Для запрета оформления или предупреждения о том, что посетитель находиться на контроле при оформлении заявок и пропусков, данные посетителя можно добавить в журнал "Черный список".

Для постановки, снятия и изменения данных посетителей на контроле необходимо обладать правом "Добавление посетителя в черный список".

Чтобы открыть список посетителей на контроле, необходимо открыть пункт меню «Посетители» подпункт «Черный список» (Рис.9.1.1).



Рис.9.1.1 Журнал «Черный список»

Постановка и снятие посетителя с контроля

В Системе реализовано два различных типа постановки Посетителя на контроль: с блокировкой оформления пропуска (Черный список) и без блокировки оформления пропуска (Серый список).

• Блокировка оформления пропуска (Черный список) делает невозможным оформление заявок и пропусков данному посетителю. При попытке оформить заявку или пропуск на такого Посетителя, Система будет выдавать сообщение: «Выдача пропуска для посетителя заблокирована!»

• Без блокировка оформления пропуска(Серый список) позволяет оформлять заявки и пропуска на посетителя, при этом Система информирует пользователя о том, что Посетитель находится на контроле.

Чтобы поставить посетителя на контроль необходимо:

1. В журнале "Черный список" нажать кнопку "Добавить";
2. В открывшейся форме добавления записи заполнить данные посетителя, указать причину занесения в черный список и выбрать действие при оформлении .
3. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
4. Нажать кнопку "Готово".

Совет: Для оптимальной работы функционала черного списка при добавлении посетителя в черный список рекомендуется вносить ФИО и дату рождения посетителя полностью.

В системе предусмотрена постановка посетителя на контроль из списка посетителей. Для этого необходимо открыть информацию о Посетителе в журнале "(Посетители)" и в открытом окне просмотра информации о посетителе нажать кнопку "В черный список". После нажатия на кнопку системы отобразит окно постановки посетителя на контроль:



Рис.9.1.2. Окно "Постановка на контроль".

В случае если у посетителя имеется один или несколько документов в окне постановки на контроль можно указать какие из документов посетителя так же необходимо поставить на контроль.

Чтобы изменить данные о Посетителе в "Черном списке" необходимо:

1. В журнале "Черный список" выбрать из списка требуемого Посетителя;
2. Нажать кнопку "Редактировать";
3. В окне редактирования данных изменить требуемые данные и нажать кнопку «Готово» (для сохранения).

Чтобы снять посетителя с контроля необходимо:

1. В журнале "Черный список" выбрать из списка требуемого Посетителя ;
2. Нажать кнопку "Удалить";
3. Во всплывающем окне подтвердить снятие посетителя с контроля.

Список VIP

По аналогии со списком на контроле в системе возможно вести список VIP посетителей.

Для уведомления пользователей системы о том, что посетитель является VIP, данные посетителя можно добавить в журнал "Список VIP".

Для добавления, удаления и изменения данных посетителей VIP необходимо обладать правом "Добавление посетителя в список VIP".

Чтобы добавить посетителя в VIP список необходимо:

1. В журнале "Список VIP" нажать кнопку "Добавить";
2. В открывшейся форме добавления записи заполнить данные посетителя.
3. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
4. Нажать кнопку "Готово".



Рис.9.1.3. Список VIP.

Уведомления о посетителе на контроле, посетителе из списка VIP и "Похожие посетители"

В системе возможно настроить отображение уведомлений о посетителях на контроле. Настройки функционала проверки посетителей по списку на контроле производиться в пункте меню "Настройки" подпункте "Безопасность" (Рис.9.1.4):



Рис.9.1.4. Настройки списка на контроле.

• Использовать приблизительное сравнение в «черном списке» и «списке VIP - настройка влияет на использование алгоритма приблизительного сравнения при проверке посетителя по списку на контроле
• Критерий для приблизительного сравнения по «черному списку» и «списку VIP - настройка влияет на максимальное количество различий в данных посетителя для алгоритма приблизительного сравнения при проверке посетителя по списку на контроле
• Действие при оформлении/согласовании заявки с посетителем из «черного списка» и «списка VIP» - настройка влияет на отображение окна уведомления с результатами проверки посетителя по «Черному списку» и «Списку VIP»:
• Уведомлять и запрещать оформление – Оформить/согласовать заявку невозможно в случае нахождения посетителя с запретов оформления пропуска. Система отображает окно уведомления рис. 9.1.5.
• Уведомлять и разрешать оформление – Оформить/согласовать заявку возможно в любом случае. Система отображает окно уведомления рис 9.1.5.
• Не уведомлять и разрешать оформление – Оформить/согласовать заявку возможно в любом случае. Система не отображает окно уведомления.



Рис.9.1.5. Окно уведомления.

При проверке посетителя по списку на контроле Система предупреждает о нахождении "Похожих посетителей". "Похожими посетителя" система считает таких посетителей у которых совпадает часть данных с данными посетителей из списка на контроле

Данные о том, что посетитель находиться на контроле так же отображается на форме просмотра заявки и форме просмотра пропуска рис. 9.1.6. Цвет уведомления меняется в зависимости от типа контроля посетителя



Рис.9.1.6. Форма просмотра заявки с посетителем на контроле.

Импорт списка на контроле

В Системе возможно импортировать список посетителей на контроле (Для пользователей с правом "Добавление посетителя в черный список"). Для этого необходимо:

1. В журнале "Черный список" нажать кнопку "Импорт";
2. В открывшейся форме импорта (рис. 9.1.7), указать причину занесения в черный список и выбрать действие при оформлении .
3. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
4. Выбрать файл с данными для импорта (файл для импорта должен быть заполнен на основании шаблона который возможно скачать по кнопке "Скачать шаблон CSV-файла".
После выбора файла все записи из шаблона будут добавлены в журнал "Черный список" с выбранными параметрами.

Внимание! Для записей с типом записи «Террорист», «Паспорт недействителен» и «Паспорт украден» у которых есть признак того, что они были импортированы при последующем импорте произойдет перезапись.



Рис.9.1.7. Форма импорта списка на контроле.

9.1.1. Изменение полномочий Пользователя

Для определения полномочий Пользователя нужно войти в справочник Пользователей, выбрать нужного Пользователя и нажать на кнопку «Полномочия», как показано на Рис.9.1.1.1. Откроется форма просмотра/изменения полномочий (Рис.9.1.1.1).



Рис.9.1.1.1. Редактирование полномочий Пользователя

Если нажать курсором мышки на названии роли, откроется подробный список полномочий данной роли.



Рис.9.1.1.2. Подробное описание роли

Вернувшись в окно Редактирование полномочий Пользователя и установив галочку напротив роли, администратор предоставляет Пользователю права и область их распространения, предусмотренные данной ролью.

В конце списка находится пункт «Дополнительные права доступа» (Рис.9.1.1.1), он дает возможность добавить Пользователю любые имеющиеся в Системе права и области их распространения в дополнение к данной роли. Если включить эту опцию (но сначала сохраните уже введенные изменения), появятся новые элементы: сущности (объекты Системы) и таблица с возможными для выбранной сущности правами и областями распространения прав (Рис.9.1.1.3).

Элементы списка сущностей при выборе имеют разный цвет: серым показаны те, у которых не отмечено ни одного дополнительного права, т.е. Пользователь к данному объекту не имеет доступа (по дополнительным правам доступа). Черным цветом показаны те объекты, к которым у Пользователя, помимо ролей, есть хотя бы одно дополнительное право доступа.



Рис.9.1.1.3. Дополнительные права доступа

Предоставив права для одной сущности, необходимо сначала нажать кнопку «Сохранить изменения», а уж потом переходить к предоставлению прав к другой сущности.

Если необходимо всем пользователям с определенной ролью дать дополнительное право, лучше поправить саму роль, расширив ее полномочия. Скорректировать роль вы можете в справочнике "Роли".

9.2. Посетители на территории

В журнале "Посетители на территории" отображаются посетители находящиеся на территории (в пропусках которых есть отметка о входе, но нет, соответствующей ей, отметки о выходе).

Функционал просмотра посетителей на территории доступен пользователям обладающим правом "Просмотр справочника посетителей".

Для просмотра журнала "Посетители на территории" необходимо открыть пункт меню "Посетители" подпункт "На территории".

9.3. Журнал аудита

Действия Пользователя, значимые с точки зрения состояния Системы, заносятся в журнал аудита. Доступ к журналу аудита регулируется правом "Просмотр журнала аудита".

Для просмотра журнала аудита, необходимо открыть пункт меню в «Аудит системы» подпункт «Журнал аудита» Рис. 9.3.1.

Для просмотра подробной информации о конкретном событии,необходимо кликнуть по строке с событием. В правой части окна будет показана подробная информация.



Рис.9.3.1. Журнал аудита.

По аналогии с журналами заявок, в журнале аудита так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию событий (по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
• Выгружать список событий в Excel (по аналогии с экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список событий печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

Ниже приведена Таблица со значимыми событиями, сохраняемыми в Журнале Аудита, сгруппированными по сущностям.

Таблица"Значимые события"

Сущность (объект)	Событие
Заявка на пропуск	Редактирование заявки
	Отклонение заявки
	Отзыв заявки
	Инициирование заявки
	Размещение заявки
Ошибка	Системная ошибка
	Обработанная ошибка
	Ошибка на клиенте
	Ошибка сервиса интеграции
	Предупреждение
Пользователь	Изменение полномочий пользователя
	Изменение пароля
	Изменение подразделения
	Удаление пользователя
	Добавление нового пользователя
	Вход в систему
	Попытка входа не со своего рабочего места
	Попытка входа не под своим сетевым логином
	Некорректный пароль
	Выход из системы
	Изменение информации о пользователе
	Изменение логина пользователя
Посетитель	Удаление посетителя из черного списка
Пропуск	Пропуск выдан
	Пропуск сдан
	Посещение окончено
	Автоматическая отметка о сдаче пропуска
	Интеграция: добавление посетителя в СКУД
	Интеграция: удаление посетителя из СКУД
	Повторная распечатка пропуска
Роль	Изменение роли
Сотрудник	Добавление нового сотрудника
	Изменение информации о сотруднике
	Удаление сотрудника
	СКРВ: Добавление события прохода сотрудника
	СКРВ: Изменение события прохода сотрудника
	СКРВ: Удаление события прохода сотрудника
	СКРВ: Изменение графика работы сотрудника
	СКРВ: Добавление периода отсутствия сотрудника
	СКРВ: Изменение периода отсутствия сотрудника
	СКРВ: Удаление периода отсутствия сотрудника
	СКРВ: Изменение рабочей смены сотрудника
Терминал	Терминал: Ошибка терминала самостоятельной регистрации
Переговорная	Переговорная: Размещение заявки на использование переговорной комнаты
	Переговорная: Редактирование заявки на использование переговорной комнаты
	Переговорная: Подтверждение заявки на использование переговорной комнаты
	Переговорная: Отзыв заявки на использование переговорной комнаты
	Переговорная: Отклонение заявки на использование переговорной комнаты

9.4. Подозрительные события

Действия Пользователей, значимые с точки зрения безопасности объекта, заносятся в журнал Подозрительные события. Доступ к журналу подозрительных событий регулируется правом "Просмотр журнала подозрительных событий" и возможен только при наличии соответствующего модуля в лицензии.

Для просмотра журнала, необходимо открыть пункт меню в «Аудит системы» подпункт «Подозрительные события» рис 9.4.1.

Для просмотра подробной информации о конкретном событии,необходимо кликнуть по строке событием. В правой части окна будет показана подробная информация.



Рис.9.4.1. Подозрительные события.

По аналогии с журналами заявок, в журналах подозрительных событий так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию событий (по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
• Выгружать список событий в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список событий печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

Ниже приведена Таблица со значимыми подозрительными событиями, сохраняемыми в Журнале Подозрительные события, сгруппированными по сущностям.

Таблица "Значимые подозрительные события"

Сущность (объект)	Событие
Заявка на пропуск	Оформление пропуска на посетителя на контроле
Карта доступа	Заведение заводского номера карты вручную
Роль	Изменение роли
Параметры системы	Изменение параметров в пункте меню Безопасность
	Изменение шаблонов/критериев маршрутов
Пользователь	Блокировка пользователя после неправильного ввода пароля
	Изменение прав пользователя
Посетитель	Отзыв персональных данных посетителя
	Постановка/Снятие посетителя с контроля
	Редактирование данных посетителя
	Редактирование ФИО посетителя при выдаче пропуска по заявке
Пропуск	Несоответствие паспортных данных в заявке и в пропуске
	Несоответствие срока действия пропуска в заявке и в пропуске
	Оформление пропуска без указания паспортных данных, если они включены на форме оформления пропуска
	Оформление пропуска на посетителя на контроле
	Перевыдача карты доступа
	Посетители на территории после окончания рабочего дня
	Посетитель на контроле совершил проход

9.5. Работоспособность системы

Действия Пользователя, и Системы, значимые с точки зрения работоспособности системы, заносятся в журнал Работоспособность системы. Доступ к журналу работоспособности системы регулируется правом "Просмотр журнала событий администратора" и возможен только при наличии соответствующего модуля в лицензии.

Для просмотра журнала, необходимо открыть пункт меню в «Аудит системы» подпункт «Работоспособность системы» рис 9.5.1.

Для просмотра подробной информации о конкретном событии,необходимо кликнуть по строке событием. В правой части окна будет показана подробная информация.



Рис.9.5.1. Работоспособность системы.

По аналогии с журналами заявок, в журналах работоспособности системы так же возможно:

• Осуществлять поиск и фильтрацию событий (по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
• Выгружать список событий в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок в Exсel);
• Отправлять список событий печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).

Ниже приведена Таблица со значимыми событиями, сохраняемыми в Журнале Работоспособность системы, сгруппированными по сущностям.

Таблица "Значимые события работоспособности системы"

Сущность (объект)	Событие
Пользователь	Оформление пропуска на посетителя на контроле
	Блокировка пользователя после неправильного ввода пароля
	Назначение/удаление прав администратора у пользователя
	Постановка/Снятие посетителя с контроля
	Попытка входа по несуществующему логину
Система	В течении часа внутри смены по умолчанию не проставляются отметки о входе
	Загрузка журнала заняла более 10 секунд
	Загрузка формы оформления заявки/пропуска заняла более 10 секунд
	Не активировалась карта в СКУД
	Невозможно получить данные из ключа лицензии
	Остановка модуля интеграции
	Оформление заявки/пропуска заняло более 10 секунд
	Удаление администратора системы
Терминал	Терминал: Терминал самостоятельной регистрации не отвечает
	Терминал: Терминал самостоятельной регистрации вышел из строя
	Терминал: В терминале самостоятельной регистрации закончились расходные материалы

9.6. Автомобиль на контроле

Для запрета оформления или предупреждения о том, что автомобиль стоит на контроле при оформлении заявок и пропусков в системе данные автомобиля можно добавить в журнал "Черный список".

Для постановки, снятия и изменения данных автомобиля на контроле необходимо обладать правом "Добавление посетителя в черный список".

Чтобы открыть список автомобилей на контроле, необходимо открыть пункт меню «Автомобили» подпункт «На контроле» (Рис.9.6.1)



Рис.9.6.1. Справочник «На контроле» для автомобилей

В Системе реализовано два различных типа постановки автомобиля на контроль: с блокировкой оформления заявки/пропуска и без блокировки оформления заявки/пропуска.

• Блокировка оформления заявки/пропуска делает невозможным оформление заявок и пропусков с указанием данного автомобиля. При попытке оформить заявку или пропуск на такой автомобиль, Система будет выдавать сообщение: «Выдача пропуска для автомобиля заблокирована!»

• Без блокировки оформления заявки/пропуска позволяет оформлять заявки и пропуска с указанием данного автомобиля, при этом Система информирует пользователя о том, что автомобиль находится на контроле. Если при постановке посетителя на контроль было заполнено поле "Дополнительные указания", то эта информация также будет выведена в сообщение. Например:

Чтобы поставить автомобиль на контроль необходимо:

1. В журнале "На контроле" нажать кнопку "Добавить";
2. В открывшейся форме добавления записи заполнить данные автомобиля и выбрать действие при оформлении .
3. При необходимости заполнить поле "Дополнительные указания".
4. Нажать кнопку "Готово".
Чтобы изменить данные об автомобиле в журнале "На контроле" необходимо:
1. В журнале "На контроле" выбрать из списка требуемый автомобиль Рис.9.6.2;
2. Нажать кнопку "Редактировать";
3. В окне редактирования данных изменить требуемые данные и нажать кнопку «Готово» (для сохранения).

Чтобы снять автомобиль с контроля необходимо:

1. В журнале "На контроле" выбрать из списка требуемый автомобиль;
2. Нажать кнопку "Снять с контроля";
3. Во всплывающем окне подтвердить снятие автомобиля с контроля.



Рис.9.6.2. Информация об автомобиле

10. Архив

В Системе существует функционал Архива, предназначенный для хранения устаревших пропусков Рис.10.1. При архивировании пропусков вся связанная с пропуском информация (информация по заявке, данные по посетителю в том числе по документами и фотографии).



Рис.10.1. Пример пропуска в Архиве.

Для просмотра Архива необходимо обладать правом "Доступ к архиву".

Архив представляет собой типовой журнал Системы (Рис.10.2) в котором возможно:

4. Осуществлять поиск и фильтрацию заархивированных пропусков (по аналогии с поиском и фильтрация заявок);
5. Выгружать список заархивированных пропусков в Excel (по аналогии м экспортом списка заявок в Exсel);
6. Отправлять список заархивированных печать (по аналогии с выводом списка заявок на печать ).



Рис.10.2. Журнал "Архив".

Перенос данных в Архив может происходит:

1. Автоматически. Параметры для автоматического переноса задаются в пункте меню «Настройки» подпункте «Параметрах Системы» (см. 15.2. "Системные параметры"). Критерием при переносе данных в архив может являться:
• Достижение конкретными данными указанного в настройках срока давности;
• Превышение общего размера основной базы данных указанного параметра в настройках.
2. Вручную. Ручной перенос доступен при наличии права "Перенос в архив" и осуществляется по нажатию на кнопку на форме просмотра пропуска. Пропуск при этом должен иметь статус ""

Внимание! Информация, перенесенная в Архив, перестает быть доступной из основного интерфейса Системы (например, из Журнала пропусков). Данные, находящиеся в Архиве, невозможно перенести обратно в основную БД.

11. Защита персональных данных

Для соответствия ФЗ РФ №152-ФЗ от 27.07.2006 года "О персональных данных" в Систему включены следующие функции:

• генерация и распечатка Письменного согласия субъекта ПДн на обработку своих ПДн (далее "Согласие") перед оформлением пропуска (т.е. сохранением его ПДн в информационную базу Системы);
• отзыв всех ПДн посетителя (удаление(обезличивание) ПДн из Системы);
• сохранения в данных посетителя даты подписания Согласия.

Для включения функционала работы с ПДн необходимо в Параметрах системы (пункт меню настройки) включить настройку "Включить функционал по работе с ПДн"

Письменное согласие

На Форме оформления пропуска появляются новые элементы управления (Рис. 11.1.), а в процедуру оформления пропуска п.п. 4.1, 4.2, 4.3 вносятся следующие изменения:

• перед нажатием на кнопку Оформить пропуск необходимо нажать кнопку Печати письменного согласия ;
• распечатать Согласие;
• передать распечатанное Согласие посетителю на подпись;
• после подписания Согласия поставить на форме галочку "Согласие подписано" (активируется кнопка "Оформить пропуск");
• нажать кнопку "Оформить пропуск".



Рис.11.1.Элементы управления функционала ПДн

Отзыв персональных данных

Для отзыва ПДн необходимо обладать правом "Отзыв персональных данных посетителя из системы" и выполнить следующие шаги:

1. Открыть журнал Посетители;
2. Выбрать требуемого посетителя и в открывшейся форме просмотра информации о посетителе нажать кнопку "Отозвать персональные данные" (Рис.11.2.).



Рис.11.2.Отзыв персональных данных

После отзыва ПДн, из системы удалятся: фото, сканы документов, паспортные данные, а ФИО будет изменено в соответствии с настройкой Системы "При отзыве данных ФИО представить в виде". Информация о датах посещения "обезличенного посетителя" из системы не удаляется.

Внимание: При отзыве ПДн посетителя дынные его документов будут удалены из черного списка!

Внимание: Текст согласия может быть откорректирован специалистом, обладающим знаниями по редактированию HTML-кода. Файл-шаблон Согласия сохранён в корневой папке сайта Системы под именем Agreement.htm.

12. Интеграция с СКД

Система может быть интегрирована с различными СКД, следующих производителей:

• СКД Apacs
• СКД Artonit
• СКД Бастион
• СКД Bolid
• СКД Bosch BIS
• СКД GE Casi-Rusco
• СКД Honeywell EBI
• СКД Honeywell IQ
• СКД Honeywell WinPack
• СКД Итриум
• СКД KerySystems
• СКД Кодос
• СКД Кронверк
• СКД Lenel
• СКД N-TEC
• СКД Octagram
• СКД Parsec
• СКД PERCo
• СКД RusGuard
• СКД С-КУБ
• СКД Securix
• СКД Семь печатей
• СКД SHS
• СКД Сигма-ИС
• СКД Siemens
• СКД Simplex
• СКД Сфинкс
• СКД Шэлни

А так же с системами распознавания автомобильных номеров:

• Auto-TRASSIR
• Secure OS Auto

Для интеграции, необходимо:

1. приобрести лицензию для данной интеграции;
2. установить сервис интеграции;
3. настроить VisitorControl в соответствии типом интеграции (настройки, общие для всех типов интеграции, указаны в п. 12.2 "Параметры интеграции");
4. настроить сервис интеграции в соответствии с документацией, которая получена при покупке лицензии (специализированные настройки для каждого типа интеграции указаны в данном документе).
1. Модули интеграции
2. Параметры интеграции

12.1. Модули интеграции

Если в лицензии прописан модуль интеграции со СКУД, то в пункте меню "Настройки" отобразиться пункт "Модули интеграции". Данный пункт отображается только администратору Системы.



Рис.12.1.1. Модуль интеграции

Для изменения параметров интеграции необходимо:

1. Выбрать требуемый модуль интеграции. Система отображает форму просмотра информации о модули интеграции.
2. Нажать на кнопку "Редактировать". Система отобразит форму редактирования настроек модуля интеграции Рис.12.1.2. Краткое описание настроек:
• Включен - галочка включающая/отключающая модуль интеграции;
• Используемый номер карты - определяет какой код карты будет передаваться в СКУД и по какому коду карты будет происходить простановка событий прохода для пропуска
• Тип посетителя - определяет при каком типе посетителя (какие данные заполнены), указанных в пропуске, будет произведена отправка команды на активацию пропуска в СКУД;
• Привязка к зданиям - определяет



Рис.12.1.2. Редактирование настроек модуля интеграции

Внимание: При настройке модуля интеграции привязка к зданию обязательна.

При нажатии на кнопку "Удалить" модуль интеграции будет удален из списка модулей интеграции. Для возвращения модуля интеграции в список модулей интеграции необходимо перезапустить модуль интеграции.

12.2. Параметры интеграции

Если в лицензии прописан модуль интеграции со СКУД, то в пункте меню "Настройки" появится подпункт "Параметры интеграции" Рис.12.2.1. Данный пункт отображается только администратору Системы.



Рис.12.2.1. Параметры интеграции

С помощью предоставленных настроек можно изменять параметры интеграции при необходимости. Описание каждого параметра появиться при наведении курсора мыши на значок i

Для возврата настроек к предыдущим значениям необходимо нажать ан кнопку "Восстановить", в названии которой отобразиться дата и время внесения последнего изменения.

Для сброса настроек необходимо нажать на кнопку "По умолчанию".

13. Система учета рабочего времени

1. Отчеты по рабочему времени сотрудников
2. Отчеты по рабочему времени подразделений
3. Отчеты по сотрудникам
4. Личный график
5. Журнал событий
6. Производственный календарь
7. Причины отсутствия
8. Параметры
9. Как производиться расчеты?

13.1. Отчет по рабочему времени сотрудников

Для построения отчета по рабочему времени сотрудника, необходимо:

1. Открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Отчеты по РВ сотрудников». Откроется форма, представленная на Рис. 13.1.1.



Рис.13.1.1. Отчет по рабочему времени сотрудника

2. Выбрать отчет в поле "Выберите отчет":
• Дни отсутствия сотрудника;
• Опоздания сотрудника;
• Переработки и недоработки сотрудника;
• Рабочее время сотрудника;
• Ранние уходы сотрудника;
• Сводный лист нарушений сотрудника;
• Список нарушений регистрации сотрудника.

По умолчанию выбран отчет «Рабочее время сотрудника».

Настройка полей, которые будут в отчете возможна только для отчета «Рабочее время сотрудника»

Описание как высчитывается каждое значение можно прочитать в пункте «Как производятся расчеты?».

3. Далее необходимо выбрать одного или нескольких сотрудников, по которым необходимо сформировать отчет, и указать период дат. Для дополнительного удобства есть возможность группового выбора сотрудников:
• всех сотрудников определенного подразделения, выбрав требуемое подразделение в поле «Подразделение» и нажав кнопку «Добавить всех»;
• всех сотрудников с определенной должностью, выбрав требуемую должность и нажав кнопку «Добавить всех».

Внимание: в случае нажатия кнопки «Добавить всех» без заполнения полей «Подразделение» и «Должность», в список сотрудников, по которым необходимо построить отчет, будут добавлены все сотрудники заведенные в справочнике «Сотрудники». Эта операция может занять длительное время!>

4. После завершения настроек отчета необходимо нажать кнопку "Готово", после чего Система сформирует отчет и выведет его на экран.

Для сохранения отчёта в Excel или вывода отчета на печать необходимо нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка и выбрать соответствующий пункт.

13.2. Отчет по рабочему времени сотрудников

Для построения отчета по рабочему времени подразделения необходимо:

1. Открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Отчеты по РВ подразделений». Откроется форма, представленная на рис. 13.2.1.



Рис.13.2.1. Отчет по рабочему времени подразделений

2. Выбрать отчет в поле "Выберите отчет":
• Дни отсутствия подразделения;
• Опоздания в подразделении;
• Переработки и недоработки подразделения;
• Рабочее время подразделения;
• Ранние уходы подразделения;
• Сводный лист нарушений;
• Список нарушений регистрации.

По умолчанию выбран отчет «Рабочее время подразделения».

Настройка полей, которые будут в отчете возможны только для отчета «Рабочее время подразделения».

Описание как высчитывается каждое значение можно прочитать в пункте «Как производятся расчеты?».

3. Далее необходимо выбрать одно или несколько подразделений, по которым необходимо сформировать отчет, и указать период дат.

Возможно выбрать следующее построение отчета:

• для подразделения, включая дочерние подразделения, нажав кнопку «Добавить дочерние»;
• только для сотрудников с определёнными должностями, выбрав требуемые должности в поле «Должности»;
• только для сотрудников с определенным графиком работы, выбрав требуемый график в поле «График работы сотрудников»
.

Внимание: в случае нажатия кнопки «Добавить все», в список подразделений, по которым необходимо построить отчет, попадут все подразделения и организации. Эта операция может занять длительное время!

4. После завершения настроек отчета необходимо нажать кнопку «Готово», после чего Система сформирует отчет и выведет его на экран.

Для сохранения отчёта в Excel или вывода отчета на печать необходимо нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка и выбрать соответствующий пункт.

13.3. Отчеты по сотрудникам

Для просмотра статуса сотрудников, а также их перемещений между департаментами, просмотра изменения должностей и изменения смен, необходимо:

1. Открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Отчеты по сотрудникам». Откроется форма, представленная на рис. 13.3.1.



Рис.13.3.1. Отчет по рабочему времени подразделений

2. Далее необходимо выбрать подразделение, по которому необходимо сформировать отчет по сотрудникам, выбрать график работы сотрудников и указать период дат.

Примечание: в случае, если Пользователь нажмет кнопку «Добавить все», в список подразделений, по которым необходимо построить отчет, попадут все подразделения и организации. Эта операция может занять длительное время!

После завершения настроек отчета необходимо нажать кнопку «Готово» , после чего Система сформирует отчет и выведет его на экран.

Для сохранения отчёта в Excel или вывода отчета на печать необходимо нажать кнопку меню таблицы находящуюся в области заголовка и выбрать соответствующий пункт.

13.4. Личный график

Для просмотра и/или изменения личного графика сотрудника, необходимо:

1. Открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Личный график». Откроется форма, представленная на рис. 13.4.1.



Рис.13.4.1. Личный график

2. Далее необходимо выбрать сотрудника, воспользовавшись поиском или автоподстановкой. Откроется форма, представленная на рис. 13.4.2.

Для изменения личного графика сотрудника необходимо:

1. После выбора сотрудника, выбрать смену в поле «Смена» (по умолчанию выбрана текущая смена);
2. Выбрать график работы в поле «График работы» (по умолчанию указан текущий график);
3. Указать дату вступления графика в силу в поле «Дата отсчёта» (по умолчанию выбрана текущая дата);
4. Нажать кнопку «Проставить график в календаре» (кнопка недоступна до тех пор, пока не изменено хотя бы одно значения в полях, указанных выше).

Для каждого дня календаря можно изменить тип дня вручную для выбранного сотрудника. Для этого необходимо выбрать год в поле «Календарь» и выбрать тип дня в поле «Отметить день как», после чего щелкнуть мышкой по дате, это изменит тип дня для этой даты.



Рис.13.4.2. Личный график сотрудника после выбора сотрудника

Так же для сотрудника возможно проставить периоды отсутствия, нажав кнопку «Добавить периоды отсутствия». Откроется форма, представленная на Рис. 13.4.3.

На форме периоды отсутствия сотрудника можно посмотреть список периодов отсутствия, а также добавить новый период отсутствия, указав:

• Причину (список значений из справочника «Периоды отсутствия»);
• Дату и время начала периода;
• Дату и время окончания периода.



Рис.13.4.3. Периоды отсутствия сотрудника

Для сохранения всех внесенных изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Для просмотра суммарной информации по рабочему времени сотрудника необходимо нажать кнопку «Показать рабочее время». Откроется форма, представленная на рис. 13.4.4.



Рис.13.4.4. Суммарная информация по рабочему времени

13.5. Журнал событий

Для просмотра, добавления или изменения событий проходов, необходимо открыть пункт меню «Рабочее время» -> «Журнал событий». Откроется форма, представленная на рис. 13.5.1.



Рис.13.5.1.Журнал событий

Для просмотра списка событий по сотруднику необходимо:

1. указать диапазон дат (по умолчанию текущий день);
2. указать типы событий, которые необходимо вывести в журнал (по умолчанию «Все»).
3. выбрать сотрудника указав его ФИО (при необходимости можно указать кадровый номер, должность, подразделение.

Так же можно вывести события только сотрудников из определённого подразделения, выбрав подразделение в поле «Подразделение».

Для изменения события необходимо выбрать события в журнале кликом мыши. Откроется форма редактирования события Рис. 13.5.2.

На форме редактирования события можно изменить дату события, время события, тип события и сотрудника.



Рис.13.5.2. Редактирование события

Для добавления нового события необходимо нажать на кнопку «Добавить». Откроется форма добавления нового события рис. 13.5.3.

На форме добавления нового события необходимо выбрать дату события (по умолчанию текущая дата), время события (по умолчанию 00:00), указать тип события вход или выход и выбрать сотрудника из списка «Сотрудники». После чего нажать кнопку «Сохранить».



Рис.13.5.3. Добавление нового события

Изменение и добавление событий фиксиреутся в журнале аудита!

13.6. Производственный календарь

Для просмотра и/или изменения производственного календаря, Пользователю необходимо открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Производственный календарь». Откроется форма, представленная на рис. 13.6.1.



Рис.13.6.1.Производственный график

На форме производственного календаря можно изменить тип дня в календаре вручную. Для этого необходимо выбрать год в поле «Календарь» и выбрать тип дня в поле «Отметить день как», после чего щелкнуть мышкой по дате - это изменяет тип дня для этой даты.

Для просмотра суммарной информации по рабочему времени необходимо нажать кнопку «Показать рабочее время». Откроется форма, представленная на рис. 13.6.2



Рис.13.6.2.Суммарная информация по рабочему времени

13.7. Причины отсутствия

Для просмотра и изменения справочника причин отсутствия, необходимо открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Причины отсутствия». Откроется форма, представленная на рис. 13.7.1.



Рис.13.7.1.Справочник причин отсутствия

По умолчанию в системе заведен список причин отсутствия как на рис. 13.7.1.

Для добавления новой причины необходимо нажать кнопку «Добавить». Откроется форма добавления причины отсутствия рис. 13.7.2.

Для изменения текущий причины отсутствия, необходимо выбрать строку с причиной, щелкнув по ней указателем мыши. Откроется форма информация о причине отсутствия рис. 13.7.3, где необходимо нажать кнопку редактирования причины отсутствия.



Рис.13.7.2.Добавление причины отсутствия



Рис.13.7.3.Просмотр причины отсутствия

13.8. Параметры

Для изменения параметров системы учета рабочего времени, открыть пункт меню «Рабочее время» подпункт «Настройки». Откроется форма, представленная на рис. 13.8.1.



Рис.13.8.1.Параметры

Для каждого параметра в системе существует описание-подсказка:

• Признак учета прогулов – если параметр отмечен, то при отсутствии проходов в рабочую смену, все рабочее время смены будет считаться недоработкой. Иначе все рабочее время не будет считаться недоработкой.
• Учет рабочего времени при отсутствии отметки о приходе– если в один из дней нет отметки о приходе (произошло нарушение регистрации), но есть отметка об уходе, то в случае отмеченного параметра данный день учитывается при расчете общего рабочего времени и времени на рабочем месте, причем время прихода считается совпадающим с началом рабочей смены. Если параметр не отмечен, то такие дни при учете общего рабочего времени и времени на рабочем месте исключаются;
• Учет рабочего времени при отсутствии отметки об уходе – если в один из дней есть отметка о приходе, но нет отметки об уходе (произошло нарушение регистрации), то в случае отмеченного параметра данный день учитывается при расчете общего рабочего времени и времени на рабочем месте, причем время ухода считается совпадающим с концом рабочей смены. Если параметр не отмечен, то такие дни при учете общего рабочего времени и времени на рабочем месте исключаются;
• Продолжительность обеда по умолчанию– если в смене не указана продолжительность обеда, то для расчета рабочего времени используется продолжительность обеда из этого параметра.
• Включить время фиксации раннего прихода – если включено, то ранним приходом считается приход, который произошел раньше, чем начало рабочего дня минус время фиксации раннего прихода.
• Время фиксации раннего прихода – определяет интервал времени фиксации раннего прихода.

  Например, если начало рабочего дня в 09:00, и задано время фиксации раннего прихода 00:15, то вход в промежутке времени с 08:45 до 09:00 не будет учитываться в ранних приходах. Если время фиксации выключено или задано как 00:00, то все приходы раньше начала рабочего дня будут считаться ранними;

• Учитывать ранние уходы – если включено, то ранним уходом считается уход, который произошел в период, между окончанием рабочего дня и окончания рабочего дня минус время фиксации раннего ухода.
• Время учета раннего ухода – определяет интервал времени фиксации раннего ухода..

  Например, если конец рабочего дня в 18:00, и задано время фиксации раннего ухода 00:15, то уход, совершенный с 17:45 до 18:00, не будет считаться ранним. Если время фиксации задано как 00:00, то все уходы раньше окончания рабочего дня будут считаться ранними.

• Включить время фиксации позднего прихода – если включено, то поздним приходом считается приход, который произошел позже, чем начало рабочего дня плюс время фиксации позднего прихода.
• Время фиксации позднего прихода – определяет интервал времени фиксации позднего прихода.

  Например, если начало рабочего дня в 09:00, и задано время фиксации позднего прихода 00:15, то вход в промежутке времени с 09:00 до 09:15 не будет учитываться в поздних приходах. Если время фиксации позднего ухода выключено или задано как 00:00, то все приходы позже начала рабочего дня будут считаться поздними.

• Учитывать поздние уходы – если включено, то поздним уходом считается уход, который произошел после окончания рабочего дня плюс время фиксации позднего ухода.
• Время учета позднего ухода – определяет интервал времени фиксации позднего ухода.

  Например, если конец рабочего дня в 18:00, и задано время фиксации позднего ухода 00:30 (30 минут), то будут поздним уходом будет считаться уход после 18:30. Если время фиксации задано как 00:00, то все уходы после окончания рабочего дня будут считаться поздними.

• Признак учета времени обеда – признак, влияющий на учет времени обеда при расчете рабочего времени. Если включено, то при расчете рабочего времени из рабочего времени вычитается время обеда. Иначе нет.
• Учитывать максимальное время фиксации раннего ухода – если включено, то уход сотрудника не будет считаться ранним, если он совершен раньше, чем окончания рабочего дня минус максимальное время фиксации раннего ухода.
• Максимальное время фиксации раннего ухода – определяет максимальное время фиксации раннего ухода.

  Например, если конец рабочего дня в 18:00, и задано максимальное время фиксации раннего ухода 01:30, то уход, совершенный раньше 16:30, не будет считаться ранним. Если максимальное время фиксации раннего ухода задано как 00:00, то все уходы раньше времени фиксации раннего ухода будут считаться ранними.

• Учитывать максимальное время фиксации опоздания (позднего прихода)– если включено, то приход сотрудника не будет считаться поздним, если он совершен позже, чем начало рабочего дня плюс максимальное время фиксации опоздания.
• Максимальное время фиксации позднего прихода – определяет максимальное время фиксации позднего прихода.

  Например, если начало рабочего дня в 09:00, и задано максимальное время фиксации раннего ухода 02:00, то приход, совершенный позже 11:00, не будет считаться поздним. Если максимальное время фиксации позднего прихода задано как 00:00, то все приходы позже времени фиксации позднего прихода будут считаться поздним.

• Интервал времени, который в выходные не считается – определяет интервал времени, который не будет считаться переработкой, если сотрудник находится на территории в выходной или праздничный день. Если время задано как 00:00, то все время, проведенное на территории в выходные и праздничные дни будет считаться переработкой.
• Время фиксации часов переработки – определяет интервал времени после окончания рабочего дня, в течение которого переработка считаться не будет.

  Например,если конец рабочего дня в 18:00 и время фиксации часов переработки 00:15, то выход с работы в интервале с 18.00 до 18.15 не будет считаться переработкой.

• На сколько укорочен по времени предпраздничный день – определяет, на сколько укорочен по времени предпраздничный день.
• На сколько укорочен по времени «короткий» день – определяет, на сколько укорочен по времени «короткий» день.
• Образец подписи в отчетах – выводит текст, написанный в данном параметре, в подписи к отчету.
• Использовать фактическое количество дней – если включено, то для расчета средней продолжительности рабочего дня и среднего времени присутствия используется фактическое количество рабочих дней (дни, в которые сотрудник был на территории), иначе для расчёта используется плановое количество рабочих дней.

13.9. Как производятся расчеты?

Для понимания того, как рассчитываются те или иные показатели и что выводится в ячейках отчетов системы учета рабочего времени, ниже представлен список формул и определений:

• Приход – время, в течение суток, первого прохода, идентифицируемого системой как «вход».
• Уход – время, в течение суток, последнего выхода, идентифицируемого системой как «выход».
• Рабочее время – рассчитывается как интервал времени между отметками первого входа (Приход ) и последнего выхода (Уход) через точки контроля, за вычетом установленного времени обеда.
• Плановое рабочее время – интервал времени между началом и концом смены назначенной сотруднику за вычетом установленного времени обеда.
• Время присутствия –рассчитывается как разница между Рабочим временем и временем отсутствия сотрудника на работе. (Все временные интервалы между событиями выход-вход учитываются как отсутствие сотрудника на работе)
• Ранний приход – рассчитывается как разность между временем первого входа и плановым временем начала работы сотрудника по его графику работы с учетом настройки «Время фиксации раннего прихода».
• Ранний уход – рассчитывается как разность между временем последнего выхода и плановым временем окончания работы сотрудника по его графику работы с учетом настройки «Время фиксации раннего ухода».
• Опоздания – рассчитывается как разность между временем первого входа и плановым временем начала работы сотрудника по его графику работы с учетом настройки «Время фиксации позднего прихода.
• Поздний уход – рассчитывается как разность между временем последнего выхода и плановым временем окончания работы сотрудника по его графику работы с учетом настройки «Время фиксации позднего ухода».
• Недоработка – рассчитывается как сумма Опозданий и Ранних уходов.
• Переработка – рассчитывается как сумма Ранних приходов и Поздних уходов.
• Кол-во опозданий – число дней, в которых произошло опоздание.
• Нарушения регистрации – число, означающее количество дней, в которых есть отметка о Приходе, но нет отметки об Уходе или есть отметка об Уходе, но нет отметки о Приходе.

14. Справочники

В Системе предусмотрен функционал ведения справочной информации. Для ведения справочника необходимо иметь соответствующие права в системе. В системе представлены следующие справочники:

1. Cправочник "Пользователи"
1. Изменение полномочий Пользователя
2. Cправочник "Сотрудники"
3. Cправочник "Подразделения"
4. Cправочник "Должности"
5. Cправочник "Здания"
6. Cправочник "Организации"
7. Cправочник "Карты доступа"
8. Cправочник "Роли"
9. Cправочник "Смены"
10. Cправочник "Уровни доступа"
11. Cправочник "Шаблоны доступа"
12. Cправочник "Парковочные места"
13. Cправочник "Виды услуг"
14. Cправочник "Переговорные"
15. Cправочник "Опции бронирования"

14.1. Справочник "Пользователи"

Пользователь – это Сотрудник, имеющий доступ к Системе и полномочия для работы с Системой. Т.е. Сотрудник - зарегистрирован в Системе, но сам ей не пользуется (например, выступает в качестве принимающего лица), а Пользователь непосредственно работает в Системе.

Для ведения справочника "Пользователи" необходимо обладать правом "Ведение справочника пользователей системы" и правом "Назначение прав доступа".

Для просмотра справочника Пользователей, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Пoльзователи". Откроется форма справочника:



Рис.14.1.1. Просмотр справочника Пользователей

Добавление пользователя

Для добавления нового Пользователя в справочник, необходимо нажать кнопку «Добавить», после чего откроется форма добавления нового пользователя:



Рис.14.1.2. Добавление нового Пользователя

На форме добавления нового Пользователя необходимо:

1. Заполнить информацию о пользователе (ФИО,, подразделение, должность и прочее).

Для создания Пользователя из сотрудника необходимо ввести ФИО сотрудника и нажать кнопку проверки наличия записи сотрудника в справочнике "Сотрудники". .

2. Заполнить поле e-mail для того, чтобы пользователь мог получать e-mail уведомления от системы (должна быть произведена настройка уведомлений );
3. Выбрать тип пользователя. Данный шаг актуален только при наличии нескольких типов лицензии на пользователей. В случае наличия только одного типа лицензии он будет выбран автоматически (отображаться не будет);

Важно: если не указать тип пользователя при наличии нескольких типов лицензии пользователю не будет доступен функционал системы!

4. Нажать кнопку "Назначить полномочия". Откроется окно с выбором ролей и полномочий. Необходимо выбрать требуемые роли и нажать кнопку "Готово";



Рис.14.1.3. Выбор ролей и полномочий

5. Заполнить поле логин и поле пароль пользователя, при этом пароль можно заполнить как вручную, так и сгенерировать автоматически:
• Ручное создание пароля - для этого необходимо заполнить поля "Логин" и "Пароль". Пароль требуется будет передать пользователю.
• Автоматическое создание пароля - для этого необходимо отметить радио-батон "Создать пароль вручную" (это возможно, только если заполнено поле "E-mail" или "Мобильный телефон"!). В этом случае на электронную почту/мобильный телефон пользователя будут отправлены данные для входа в систему (логин, пароль)

При добавлении учетной записи пользователя будет добавлена запись сотрудника в справочнике "Сотрудники".

Привязка пользователей к устройству

При авторизации пользователя в Системе логин пользователя привязывается к устройству с которого произошла авторизация. Логин пользователя может быть привязан только к одному мобильному устройству и одному стационарному устройству.

Для просмотра и сброса привязанных устройств на форме просмотра Пользователя необходимо нажать кнопку "Сбросить" Рис.14.1.4.



Рис.14.1.4. Просмотр привязанных устройств

Важно! Раз в сутки, возможно привязать логин пользователя к новому устройству. Однако дальнейшую перепривязку в течении текущих суток может осуществлять только администратор Системы!

Автоматический вход

Если при добавлении пользователя заполнить поле "Cетевой логин для Windows-авторизации" (с указанием домена) Система не будет предлагать ввести логин и пароль при входе - авторизация будет происходить автоматически по сетевой идентификации Пользователя. Для этого в адресной строке MS IE при входе в Систему необходимо указывать дополнительный параметр (запрос примерно будет выглядеть следующим образом: http://ServerName:Port/default.asp?AutoAuthentication=yes).

Редактирование данных пользователя

Для редактирования Пользователя выберите нужного Пользователя в справочнике пользователей и нажмите кнопку «Редактировать» (Рис.14.1.1). В открывшейся форме можно скорректировать данные о Пользователе. Изменения сохранятся при нажатии кнопки «Сохранить». В этой же форме, нажав кнопку «Полномочия», можно изменить полномочия Пользователя.

Для удаления Пользователя выберите нужного Пользователя в справочнике пользователей и нажмите кнопку «Удалить».

Система не позволит удалить последнего пользователя с правами администратора Системы.

14.1.1. Изменение полномочий Пользователя

Для изменения полномочий Пользователя необходимо открыть справочник Пользователей, выбрать нужного Пользователя и нажать на кнопку «Полномочия» (возможно только при наличии права "Назначение прав доступа"). Откроется форма просмотра/изменения полномочий (Рис.14.1.1.1).



Рис.14.1.1.1. Редактирование полномочий Пользователя

При нажатии на названии роли, откроется подробный список полномочий данной роли.



Рис.14.1.1.2. Подробное описание роли

Для добавлении/удаления роли Пользователю необходимо установить галочку напротив роли. Для расширения области распространения роли необходимо нажать на кнопку троеточия и в открывшемся окне указать дополнительные организации/подразделения/здания на которые требуется распространить права пользователя

В конце списка полномочий находится галочка «Дополнительные права доступа» при выборе которой он дает возможно добавить Пользователю любые имеющиеся в Системе права и области их распространения в дополнение к данной роли.

Если необходимо всем пользователям с определенной ролью дать дополнительное право, лучше поправить саму роль, расширив ее полномочия. Скорректировать роль вы можете в справочнике "Роли".

14.2. Справочник "Сотрудники"

Для ведения справочника "Сотрудники" необходимо обладать правом "Ведение справочника сотрудников".

Для просмотра справочника Сотрудников, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Сотрудники". Откроется форма справочника:



Рис.14.2.1. Справочник сотрудников

Если Сотрудник является Пользователем Системы, то при просмотре данных сотрудника будет отображаться форма просмотра Пользователя.

Для добавления сотрудника, необходимо нажать кнопку «Добавить», после чего заполнить поля открывшейся формы и нажать кнопку «Сохранить» (Рис.14.2.2).



Рис.14.2.2. Добавление нового сотрудника.

Созданный сотрудник не будет иметь полномочий в Системе, однако его можно будет указывать при оформлении заявки на пропуск в качестве принимающего лица. В дальнейшем его можно будет сделать Пользователем (Создание пользователей системы).

Для редактирования данных о сотруднике необходимо выбрать сотрудника в справочнике сотрудников, нажать кнопку «Редактировать», и в окне "Редактирование сотрудника изменить данные, после чего нажать кнопку "Сохранить".

Если сотрудник является Пользователем, то после нажатия кнопки "Редактировать" откроется окно "Редактирования Пользователя" (несмотря на то, что вы находитесь в справочнике Сотрудников). После редактирования изменятся данные в обоих справочниках: Пользователя и Сотрудника.

Чтобы удалить данные о сотруднике, выберите Сотрудника и нажмите кнопку "Удалить".

Система не позволит удалить последнего пользователя с правами администратора Системы.

14.3. Справочник "Подразделения"

Для ведения справочника "Подразделения" необходимо обладать правом "Ведение справочника подразделений".

Для просмотра справочника подразделений требуется открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Подразделения" Рис.14.3.1.



Рис.14.3.1. Справочник подразделений

Для добавления нового подразделения подразделение, необходимо:

1. В списке Организаций выбрать Организацию, для которой будет создано Подразделение.
2. В форме "Добавление подразделения" ввести название подразделения и контактный e-mail (необязательно).
3. Нажать кнопку «Сохранить».

Подразделения могут иметь иерархическую структуру, т.е. у подразделения могут быть несколько дочерних подразделений, а у дочернего - несколько подразделений более низкого уровня.

Чтобы добавить дочернее подразделение, необходимо:

1. Выбрать головное подразделение, которому будет подчиняться создаваемое подразделение.
2. Нажать кнопку «Добавить дочернее подразделение» (Рис.14.3.2.).
3. Ввести название дочернего подразделения и e-mail (необязательно).
4. Нажать кнопку «Сохранить».



Рис.14.3.2. Пример дочернего подразделения.

Для редактирования подразделения нужно выбрать подразделение и нажать кнопку редактирования. В открывшейся форме редактирования подразделения , внести изменения и нажать кнопку «Готово».

Для удаления подразделения нужно выбрать подразделение и нажать кнопку «Удалить».

14.4. Справочник "Должности"

Для ведения справочника "Должности" необходимо обладать правом "Ведение справочника сотрудников".

Для просмотра справочника Должностей, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Должности". Откроется форма справочника:



Рис.14.4.1. Справочник должностей.

Для добавления новой должности необходимо нажать кнопку «Добавить». В открывшемся окне добавления новой должности ввести название должности и нажать вторую кнопку «Готово».

Для редактирования должности, необходимо выбрать ее из списка. В открывшемся окне информации о должности нажать кнопку редактировать, после чего изменить название должности и нажать кнопку «Готово».

Для удаления должности, необходимо выбрать ее из списка. В открывшемся окне информации о должности нажать кнопку "удалить".

Внимание: Невозможно удалить должность, которая назначена хотя бы одному сотруднику

14.5. Справочник "Здания"

Для ведения справочника "Здания" необходимо обладать правом "Ведение справочника зданий".

Для просмотра справочника зданий, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Здания". Откроется форма справочника:



Рис.14.5.1. Вид справочника "Здания".

Для добавления нового здания необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме требуется указать краткое и полное наименование объекта. после чего нажать на кнопку "Сохранить". При необходимости, можно изменить тип объекта и указать в какой объект входит добавляемый.



Рис.14.5.2. Изменение типа объекта.

Справочник "Здания" имеет древовидную структуру, т.е. к основному объекту вы можете привязывать дочерние.

Чтобы добавить дочерний объект, требуется выбрать здание и в окне "Информация о здании" нажать кнопку "Добавить дочерний объект".

Чтобы отредактировать информацию, требуется выбрать нужное здание и нажать кнопку редактирования. В открывшейся форме и нажмите кнопку "Сохранить".

Для удаления здания, требуется выбрать здание и в окне "Информация о здании" нажмите кнопку "Удалить".

Невозможно удалить здание, которое содержит дочерние объекты.

Если Вам необходимо удалить здание с дочерними объектами, вначале удалите дочерние объекты, а уже затем - само здание.

14.6. Справочник "Организации"

Для ведения справочника "Организации" необходимо обладать правом "Ведение справочника организаций".

Для просмотра справочника Организации, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Организации". Откроется форма справочника:



Рис.14.6.1. Вид справочника "Организации".

Для добавления новой организации необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме требуется указать краткое и полное наименование объекта. после чего нажать на кнопку "Сохранить".

В случае использования терминала самостоятельной регистрации требуется указать иностранное наименование и загрузить логотип организации

Чтобы отредактировать данные по организации необходимо выбрать требуемую организацию и нажать кнопку редактирования. В открывшейся форме редактирования организации внести изменения и нажать кнопку "Готово"

Для удаления организации, необходимо выбрать требуемую организацию и нажать кнопку удаления.

Вместе с организацией удаляются ее подразделения и сотрудники. При попытке удаления организации, для которой заведены подразделения и сотрудники, появится соответствующее сообщение:



Рис.14.6.2. Пример сообщения при удалении организации, для которой заведены подразделения и сотрудники.

При нажатии кнопки "Ок" все указанные данные будут удалены.

Кроме этого, нельзя удалить организацию, к которой привязан последний администратор системы. При возникновении подобной ситуации, появится сообщение:



Рис.14.6.3. Пример сообщения при попытке удалить организацию с последним администратором системы.

14.7. Справочник "Карты доступа"

Для ведения справочника "Карты доступа" необходимо обладать правом "Ведение справочника карт доступа".

Для просмотра справочника карт доступа, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Карты доступа". Откроется форма справочника:



Рис.14.7.1. Вид справочника "Карты доступа".

Наличие в интерфейсе справочника "Карты доступа" зависит от настройки Системы "Для доступа в здание используются" - если задано использование карт доступа, справочник будет отображаться в Системе , иначе нет.

Поле "Выдана" заполняется Системой автоматически. С помощью этой колонки можно узнать информацию по выданным картам: у кого из Посетителей какая карта находится. Как только на посетителя оформляется пропуск с выдачей карты, в справочнике "Карты доступа" для выданной карты Система проставляет ФИО Посетителя, которому была выдана данная карта. Как только в Системе появилась информация о сдаче карты, Система автоматически очищает данное поле.

Для добавления карты доступа в справочник необходимо нажать кнопку "Добавить". Откроется форма добавления карты.

Существуют два способа заполнения полей формы добавления карты

• Ручной. Поля "Заводской номер" и "Читаемый номер" на форме заполняются с помощью клавиатуры.
• Автоматический. Если подключен и настроен считыватель карт (настройка производится в меню "Настройки" -> "Параметры системы" вкладка "Карты доступа"), то при прислонении карты к считывателю на форме автоматически заполняются поля "Заводской номер" и "Читаемый номер".

При необходимости можно заполнить поля "Читаемый номер" и заполнить поле "Комментарии"

Если считыватель настроен некорректно, но в настройках Системы задана работа карт со считывателем, при работе со справочником будет появляться окно настройки считывателя:



Рис.14.7.2. Окно настройки считывателя.

Для настройки считывателя необходимо задать com-порт к которому он подключен и нажмите кнопку Ок.

Для редактирования данных о карте необходимо выбрать карту и в открывшейся форме внести изменения после чего нажать кнопку "Готово".

Для удаления карты необходимо выбрать карту и в открывшейся форме и нажать кнопку "Удалить".

С помощью отметки "Активна" можно указать, с какими картами работает Система. Если требуется временно ограничить список карт, их можно не удалять их из справочника, а снять данную отметку. Тогда при оформлении пропуска список свободных карт, доступных для выбора будет сокращен.

Список выбираемых карт при оформлении пропуска ограничен активными свободными картами.

14.8. Справочник "Роли"

Для ведения справочника "Роли" необходимо обладать правом "Ведение справочника ролей".

Для просмотра справочника ролей, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Роли". Откроется форма справочника:



Рис.14.8.1. Вид справочника "Роли".

Пункт меню Роли не будет отображаться, если в Параметрах системы не установлена настройка "Отображать пункт меню роли".

Чтобы добавить новую роль в Систему, необходимо

• В справочнике ролей нажать кнопку «Добавить». Откроется форм добавления роли (Рис.14.8.1);
• Заполнить информацию о роли и выбрать требуемые права с указание области распространения каждого права и нажать кнопку "Добавить".
• Нажать кнопку "Готово";



Рис.14.8.2. Добавление новой роли

Чтобы отредактировать роль, требуется:

1. В справочнике ролей выбрать требуемую роль из списка ролей.
2. Нажать кнопку редактирования. В открывшейся форме внести необходимые изменения (добавить/удалить права, изменить области распространения прав).
3. Нажать кнопку "Готово".



Рис.14.8.3. Редактирование роли

Чтобы удалить роль нужно выбрать ее из списка ролей и на форме просмотра роли нажать кнопку «Удалить».

14.9. Справочник "Смены"

Для ведения справочника "Смены" необходимо обладать правом "Ведение справочника сотрудников".

Для просмотра справочника Смены, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Смены". Откроется форма справочника:



Рис.14.9.1. Форма справочника

Для добавления новой смены необходимо нажать кнопку «Добавить». В открывшемся окне добавления новой смены необходимо заполнить:

• Имя смены,
• Начало и конец смены.

Кроме этого возможно:

• отметить смену "по умолчанию",
• задать сотрудников, работающих в эту смену,
• добавить комментарии.

Чтобы отредактировать смену необходимо выбрать требуемую смену. В открывшемся форме просмотра необходимо нажать кнопку редактирования после чего внести изменения и нажать кнопку "Сохранить".

Для удаления необходимо выбрать требуемую смену. В открывшемся форме просмотра необходимо нажать кнопку "Удалить".

14.10. Справочник "Уровни доступа"

Для ведения справочника "Уровни доступа" необходимо обладать правом "Ведение справочника уровней доступа".

Для просмотра справочника Уровни доступа, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Уровни доступа". Откроется форма справочника:



Рис.14.10.1 Форма справочника

Справочник содержит информацию по Уровням доступа, которые были заведены вручную или импортированы в Систему из СКУД.

Импорт данного справочника из СКУД осуществляется Модулем интеграции при соответствующей его настройке.

Для ручного создания уровня доступа, требуется нажать кнопку "Добавить" и в открывшейся форме указать:

• Наименование Уровня доступа;
• Активный (данная настройка позволяет временно активировать или деактивировать Уровень доступа);
• Обновляемый (данная настройка указывает, требуется ли в дальнейшем обновление(синхронизация) данной записи со СКУД;
• СКУД ID (кодовое название Уровня доступа в СКУД);
• Комментарии;
• Принадлежность шаблонам доступа.



Рис.14.10.2 Добавление уровня доступа

Чтобы отредактировать уровень доступа, на форме просмотра уровня доступа нажать кнопку редактирования, и в открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Импортированные Уровни доступа, также доступны для редактирования.

Для удаления уровень доступа на форме просмотра уровня доступа необходимо нажать кнопку удаления.

14.11. Справочник "Шаблоны доступа"

Шаблоны доступа используются в Системе для назначения посетителю (выдаваемой Карте доступа) набора прав доступа в СКУД для прохода на охраняемую территорию.

Шаблон доступа может назначаться посетителю автоматически (при определении однозначного соответствия между Подразделением принимающей стороны и ШД) либо Оператором бюро пропусков при оформлении пропуска (при отключённой установке Параметра интеграции "Одной компании - один ШД")

Для ведения справочника "Шаблоны доступа" необходимо обладать правом "Ведение справочника уровней доступа".

Для просмотра справочника шаблонов доступа, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Шаблоны доступа". Откроется форма справочника:



Рис.14.11.1. Форма справочника "Шаблоны доступа"

Справочник содержит информацию по Шаблонам доступа, которые были заведены пользователем или сгенерированы автоматически при импорте Уровней доступа из СКУД.

Автоматическая генерация данного справочника осуществляется Модулем интеграции при соответствующей его настройке.

Создавая самостоятельно новый Шаблон доступа, необходимо нажать кнопку "Добавить" и в открывшейся форме добавления указать:

• Наименование Шаблона доступа
• Состав группы (один или несколько Уровней доступа входящих в ШД),
• Привязка к компаниям, подразделениям.

Для редактирования шаблон доступа необходимо:

1. Выбрать шаблон доступа из списка шаблонов доступа.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Для удаления переговорной необходимо:

1. Выбрать шаблон доступа из списка шаблонов доступа.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление записи.

14.12. Справочник "Парковочные места"

Для ведения справочника "Парковочные места" необходимо обладать правом "Ведение справочника парковочных мест".

Для просмотра справочника парковочных мест, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Парковочные места". Откроется форма справочника:



Рис.14.12.1. Форма справочника "Парковочные места"

Для добавлении парковочного места , необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме добавления нового парковочного места необходимо заполнить название и выбрать организацию к которой будет привязана данное парковочное место .

После заполнения полей нажать кнопку "Готово".

Для редактирования парковочного места необходимо:

1. Выбрать парковочное место из списка парковочных мест.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Для удаления парковочного места необходимо:

1. Выбрать парковочное место из списка парковочных мест
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление записи.

14.13. Справочник "Виды услуг"

Для ведения справочника "Виды услуг" необходимо обладать правом "Ведение справочника видов услуг".

Для просмотра справочника видов услуг, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Виды услуг". Откроется форма справочника:



Рис.14.13.1. Справочник виды услуг.

Для добавления нового вида услуги, необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме добавления новой услуги необходимо заполнить:

• Название услуги
• Срок выполнения в часах.

Для редактирования нового вида услуги необходимо:

1. Выбрать вид услуги из списка видов услуг.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Для удаления вида услуги необходимо:

1. Выбрать вид услуги из списка видов услуг.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление записи.

14.14. Справочник "Переговорные"

Для ведения справочника "Переговорные" необходимо обладать правом "Ведение справочника видов услуг".

Для просмотра справочника переговорных, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Переговорные". Откроется форма справочника:



Рис.14.14.1. Справочник переговорных.

Для добавления новой переговорной, необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме добавления новой переговорной необходимо заполнить:

• Название переговорной;
• Закреплена за организацией - если указать определенную организацию, то данная переговорная будет доступна только для указанной организации;
• Вместимость;
• Описание;
• Опции - для каждой опции можно указать возможна ли данная опция для переговорной, включена ли она по умолчанию или ее требуется заказывать отдельно;

После заполнения полей нажать кнопку "Готово".

Для редактирования переговорной необходимо:

1. Выбрать переговорную из списка переговорных.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Для удаления переговорной необходимо:

1. Выбрать переговорную из списка переговорных.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление записи.

14.15. Справочник "Опции бронирования"

Для ведения справочника "Опции бронирования" необходимо обладать правом "Ведение справочника опция бронирования".

Для просмотра справочника опций бронирования, необходимо открыть пункт меню "Справочники" подпункт "Опций бронирования". Откроется форма справочника:



Рис.14.15.1. Справочник опции бронирования.

Для добавлении опции , необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме добавления новой опции необходимо заполнить название и выбрать иконку опции.

После заполнения полей нажать кнопку "Готово".

Для редактирования опции необходимо:

1. Выбрать опцию из списка опций.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования внести изменения и нажать кнопку "Готово".

Для удаления опции необходимо:

1. Выбрать опцию из списка опций.
2. В открывшейся форме просмотра нажать кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление записи.

15. Настройки Системы

1. Персональные настройки Пользователя
2. Системные параметры
3. Настройка форм
4. Лицензия
5. Шаблоны маршрутов
6. Критерии выбора маршрутов

15.1. Персональные настройки Пользователя

Персональные настройки доступны для любого Пользователя системы вне зависимости от прав. На форме "Персональные настройки" возможно:

• указать события, при возникновении которых, он хочет получать уведомления;
• показать или скрыть строку состояния VisitorControl;
• установить параметры сканирования документа.

Внимание! Все настройки, установленные на этих вкладках, будут действовать только для данного Пользователя!

Для изменения персональных настроек необходимо открыть пункт меню "Настройки" "Персональные настройки"(Рис.15.1.1.):



Рис.15.1.1. Настройка персональных уведомлений.

В зависимости от полномочий могут быть отображены следующие вкладки:

• Уведомления VC - на данной кладке настраивается получение e-mail уведомлений по заявкам на пропуск и заявкам на переговорную;
• Уведомления SD - на данной кладке настраивается получение e-mail уведомлений по заявкам на услуги;
• Уведомления администратора - на данной кладке настраивается получение e-mail уведомлений по работоспособности системы;
• Уведомления безопасности - на данной кладке настраивается получение e-mail уведомлений по подозрительным событиям;
• Интерфейс пользователя - на данной вкладке настраивается отображение окна пропуска после оформления;
• Сканирование документа - на данной вкладке настраивается параметры сканирования.

После внесения изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

15.2. Системные параметры

Для изменения настроек Системы необходимо обладать правом " Редактирование настроек системы".

Для просмотра и изменения настроек Системы, необходимо открыть пункт меню "Настройки" подпункт "Параметры системы". Откроется форма показанная на Рис.15.2.1:



Рис.15.2.1. Параметры Системы

Все настройки разбиты на логические группы и расположены на вкладках:

• Общие;
• Функциональные;
• Системные;
• Карты доступа;
• Штрих-код;
• Архив;
• Уведомления;
• Информационные;
• Обработка ПД.
• Servicedesk.

Возможно редактировать следующие настройки:

Номер	Метка	Описание	Умолчание	Варианты
вкладка "Общие"
1	Оформление по недействующей, оформленной заявке	Если включено, то пропуска можно оформлять по заявкам, которые еще не начали действовать по дате/времени.	0
2	Запрашивать подтверждение при регистрации посетителя	Запрашивать подтверждение при регистрации посетителя "Оформить пропуск без заявки?"	1
3	Автоподстановка имени посетителя при регистрации	Если включено, то оператор бюро пропусков имеет возможность не вводить ФИО посетителя, при этом имеется возможность сохранения фото посетителя и скана его документов. Поле "Фамилия" заполняется словом "Посетитель", а в поле "Имя" подставляется "-".	0
4	Период действия заявки, по умолчанию (дни)	Период действия заявки, по умолчанию. Сколько дней действительна заявка со дня начала ее действия.	1
5	Макс. период заказа пропусков (дни)	Максимальный период, на который можно оформить заявку на посещение, если есть право оформлять заявку на период. Если ничего не указано, то ограничение полностью снято.	180
6	Макс. период заказа пропусков по групповой заявке(дни)	Максимальный период, на который можно оформить заявку на групповое посещение. Если ничего не указано, то ограничение полностью снято.	180
7	Период действия заявки на постоянный пропуск (дни)	Период действия заявки на постоянный пропуск (дни)	365
8	Отображать сообщение об оформлении пропуска	Если включено, то в случае, когда отключена автоматическая печать пропуска, или диалоговое окно пропуска не отображается, будет выдаваться сообщение о том, что пропуск оформлен.	0
9	Отображать пункт меню роли	Если выключено, то пункт меню "Роли" не будет отображаться вне зависимости от прав пользователя.	0
10	Срок действия пропуска по умолчанию при оформлении пропуска без заявки	Влияет на дату в поле "Срок действия до", которая подставляется автоматически при открытии формы оформления пропуска без заявки.	1
11	Отображать персональные настройки	Влияет на отображение пункта "Персональные настройки".	0
12	Один пропуск в день по заявке	Если включено, по одной заявке разрешено оформление не более одного пропуска на день.	0
13	Кол-во посещений по заявке за период, по умолчанию	Целочисленное положительное значение. Допускается значение -1. Если введено положительное число, то при оформлении заявки можно указывать возможное кол-во посещений по этой заявке независимо от введенного периода посещения, т.е. если указать период 2 дня, то кол-во посещений не пересчитается автоматически в 2 и его надо будет указывать вручную. Если введено значение -1, то ввод кол-ва посещений заблокирован и пересчитывается автоматически, т.е. если период 2 дня, то кол-во посещений будет равно 2 дня.	1
14	Год окончания срока действия постоянных пропусков	Год окончания срока действия постоянных пропусков.	2050
15	Печатать пропуск сразу после оформления	Если включено, то печать пропуска запускается сразу после оформления, без необходимости нажимать на кнопку печати.	1
16	Отображать диалоговое окно пропуска при оформлении	Если включено, то отображается диалоговое окно пропуска при оформлении пропуска посетителю.	1
17	Отображать сообщение о создании, оформлении постоянного пропуска	Если включено, то при оформлении постоянного пропуска пользователю отображается диалоговое окно с подтверждением создания сотрудника. Если выключено, диалоговое окно не отображается и сотрудник создается.	1
вкладка "Функциональные"
1	Наличие нескольких компаний в офисном комплексе	Если включено, то в журналах заявок, пропусков и при выборе принимающей стороны выводятся компании.	1
2	Информация об автомобиле	Показывать закладку "Автомобиль" на формах регистрации и оформления пропусков, оформления заявок.	1
3	Информация о документе посетителя	Показывать поля для ввода информации о документе посетителя на формах регистрации и оформления пропусков, оформления заявок.	1
4	Информация о проносимых мат. ценностях	Возможность указания материальных ценностей в заявке на пропуск, а также в самом пропуске.	1
5	Фото посетителя	Прикреплять фото к посетителю. Если включено, то в сведениях о пропуске, посетителе, на форме оформления пропуска, форме поиска и выбора посетителя появится фото посетителя с возможностью его добавления.	none	Не использовать, С камеры, Из документа, Из документа и с камеры
6	Определять тип документа при распознавании	Если включено, то модуль распознавания будет пытаться распознать документ, используя шаблон другого типа, в случае, если с указанным шаблоном распознавание потерпело неудачу.(Замечание: Данная функция обеспечивается только клиентским модулем распознавания)	0
7	Показывать кнопку "Выбрать изображение с диска"	Показывать кнопку "Выбрать изображение с диска" при фотографировании и/или сканировании.	1
8	Добавлять Watermark при сохранении изображения	Добавлять Watermark (полупрозрачная надпись) поверх изображения документа при сохранении	0
9	Согласующие лица в ближайшем подразделении	Дает возможность выбора согласующего лица из "ближайшего" подразделения к подразделению пользователя	0
10	Скрыть во "Входящих" заявки, которые не может согласовать пользователь на данном этапе согласования	Пользователь не видит заявку в папке "Заявки-Входящие", пока ее не согласуют, вплоть до текущего шага маршрута, содержащего данного пользователя или роль.	0
11	Допустимый интервал времени на выход посетителя с объекта (минуты)	Допустимое время от проставления отметки об окончании посещения до выхода из здания (проставления отметки о сдаче пропуска).	25
12	Автосогласование заявок	Если пользователь состоит в маршруте согласования на одном или нескольких шагах согласования, то данные шаги согласуются автоматически.	1
13	Разрешить произвольный ввод в поле «Парковочное место»	Если включено, то в поле «Парковочное место» разрешен произвольный ввод значений. Если отключено, то в поле «Парковочное место» запрещен произвольный ввод значений, и разрешен ввод из перечня значений.	0
14	Редактирование данных посетителя при оформлении пропуска по заявке	Если включено, то, при оформлении пропуска по заявке, пользователь может изменять ФИО посетителя после автоподстановки. В противном случае разрешается указывать имя или отчество только при их отсутствии в заявке.	1
15	Время окончания рабочего дня	При наступлении выбранного времени будет сформирована запись в журнале подозрительных событий с количеством оставшихся на территории посетителей и несданных пропусков	00:00
16	Минимальный период времени между бронированием парковки на одно авто	Период времени, после окончания действия предыдущей заявки на тот же автомобильный номер, по прошествии которого можно подать новую заявку на этот номер автомобиля.	16:00
17	Максимальный период бронирования парковки	Период времени, на который можно забронировать парковочное место на один автомобиль	0
18	Выбирать первого согласующего	Влияет на отображение формы выбора первого согласующего. если отмечено, то при оформлении заявки отображается форма выбора первого согласующего, иначе форма выбора первого согласующего не отображаться и уведомления о необходимости согласования заявки на первом шаге получают все пользователи, которые могу согласовать заявку на первом шаге	0
вкладка "Системные"
1	Пункт главного меню по умолчанию для ОБП	Указывает пункт меню, который должен быть открыт при входе в систему оператора бюро пропусков. По умолчанию для остальных ролей выбран первый (сверху) пункт главного меню.	[Первый пункт меню]	[Первый пункт меню], Оформление по заявке, Регистрация посетителя, Действующие заявки
2	Способ нумерации пропусков	Способ нумерации пропусков	daily	Нет нумерации, Уникальная, Сквозная, Ежедневная, Ежегодная
3	Частота обновления журналов (сек.)	Настройка влияет на частоту обновления журналов заявок/пропусков при открытом журнале. При значении 0 обновление происходить не будет. Значение указывается в секундах.	20
4	Включить отображение счетчиков записей в журналах	Если включено, то в названии пункта меню в скобках отображается количество записей в журнале.	1
5	Частота обновления счетчиков (сек.)	Настройка влияет на частоту обновления счетчиков в названиях пунктов меню. При значении 0 обновление происходить не будет. Значение указывается в секундах.	20
6	Простановка отметки внос/вынос по истечению срока действия заявки	Если включено, то позволит проставлять отметку «Вынос» («Внос») для заявок, которым была проставлена отметка «Внос» («Вынос») и срок действия которых истек.	1
7	Автоматическая отметка о выходе из здания	Если включено, то по истечении периода действия несданным пропускам автоматически проставляется отметка о сдаче.	0
8	Время простановки отметки о выходе	Время автоматической простановки отметки о выходе. Отметка о выходе будет проставлена автоматически, если включена настройка "Автоматическая отметка о выходе из здания".	5	00:00, 00:30, 00:01, 00:30, 00:02, 02:30, 03:00, 03:30, 04:00, 04:30, 05:00, 05:30, 06:00, 06:30, 07:00, 07:30, 08:00, 08:30, 09:00, 09:30, 10:00, 10:30, 11:00, 11:30, 12:00, 12:30, 13:00, 13:30, 14:00, 14:30, 15:00, 15:30, 16:00, 16:30, 17:00, 17:30, 18:00, 18:30, 19:00, 19:30, 20:00, 20:30, 21:00, 21:30, 22:00, 22:30, 23:00, 23:30
вкладка "Карты доступа"
1	Для доступа в здание используются	Если включено, то в интерфейсе программы появляются элементы для работы с картами доступа и начинает работать сервис интеграции с соответствующей СКУД.	none	Бумажные пропуска, Карты доступа, Штрих-коды на бумажном пропуске, Карты доступа и штрих-коды на бумажном пропуске
2	Способ чтения номера карты из считывателя	Значение 'Сервис VisitorControl' - используется стандартный универсальный механизм (локальный сервис). Значение "Служба Insyres CardReader" позволяет использовать считывание карт доступа в различных браузерах. Остальные значения- используются соответствующие устройства.	none	Не использовать, Сервис VisitorControl Notifier, Рег. комплект Ademant фирмы Шэлни, USB-считыватель фирмы КОДОС, Считыватель USB КС-03 фирмы Кронверк, Proximity считыватель PR-H08 или PR-A08 фирмы Parsec, Интерфейсный модуль GT-7.5 фирмы TSS, USB-считыватель pcProx фирмы RF Ideas Inc.
3	Преобразовать код карты в формат	Преобразовать код карты в выбранный формат.	none	Не преобразовывать, В формат Шэлни, В формат Кодос, В формат Dallas TouchMemory
4	Длина кода карты со считывателя	Из скольки значимых байт состоит код карты, получаемый со считывателя	none	По умолчанию, 3 байта, 4 байта, 5 байт
5	Смещение кода карты справа	Смещение, в байтах, кода карты справа налево, получаемый со считывателя. Остаток кода справа вырезается.	none	Без смещения, 1 байт, 2 байта, 3 байта, 4 байта.
вкладка "Штрих-код"
1	Модель сканера штрих-кодов	Модель сканера штрих-кодов.	none	Не использовать, Штрихкод сканер Metrologic
2	Добавлять к началу кода	Добавлять к началу кода.
3	Отображать штрих-код	Если включено, то на печатном пропуске печатается штрих-код	0
4	Отображать текстовую метку	Если включено, то под штрих-кодом печатается его информация.	0
5	Формат штрих-кода	Указывает формат штрих-кода.	8	Code 128, Code 39, QrCode
вкладка "Архив"
1	Архивация включена	Если включена архивация, то при условии, что работает сервис SQL Server Agent и установлен Job "VisitorControl Archivator", будет производиться архивация данных о посетителях и их посещениях	0
2	Перемещать в архив записи в журнале событий через (дни)	Перемещать записи в журнале событий старше указанного кол-ва дней.	90
3	Перемещать в архив данные посетителей старше (дни)	Перемещать в архив записи о посетителях, их документы и фотографии, которые попали в БД ранее указанного кол-ва дней. Перенос сведений производится только в том случае, если на посетителей не хранятся никакие другие сведения в основной БД.	180
4	Перемещать в архив записи в журнале пропусков старше (дни)	Перемещать записи в журнале пропусков старше указанного кол-ва дней	180
5	Удалять из архива записи	Удалять все записи из архива старше указанного количества дней или при достижении архивной БД указанного максимального объема.	Не удалять	Не удалять, При переполнении БД, Старые записи
6	Удалять из архива записи при размере БД больше (Мб)	Удалять записи из архива, если размер архивной БД превысит указанный (в Мб). Записи будут удаляться, если в настройке "Удалять из архива записи" будет выбрано "При переполнении БД".	18000
7	Удалять из архива записи через (дни)	Удалять записи из архива через указанное количество дней после их архивации. Записи будут удаляться, если в настройке "Удалять из архива записи" будет выбрано "Старые записи"	366
вкладка "Уведомления"
1	Уведомления по E-mail разрешены	Рассылка email. уведомлений пользователям.	0
2	Push-уведомления разрешены	Если включено, то рассылаются push-уведомления пользователям системы.	0
3	SMS-уведомления разрешены	Если включено, то рассылаются SMS-уведомления пользователям системы.	0
4	Уведомление при согласовании без e-mail	Если включено, то при оформлении заявки, требующей согласования, в случае отсутствия e-mail у согласующего заявитель будет уведомлен о том, что согласующий не получит уведомление о необходимости согласовать заявку.	0
5	Уведомления посетителям по E-mail разрешены	Если включено, то рассылаются SMS-уведомления пользователям системы.	0
6	Имя отправителя email уведомлений	Имя отправителя email уведомлений.
7	Адрес отправителя email уведомления	Адрес отправителя email уведомления.
8	Ссылка в email уведомлении на вход в систему VisitorControl	Ссылка на вход в систему VisitorControl для размещения в теле уведомления, для упрощения перехода пользователя в систему. Чтобы задать имя локального сервера можно написать шаблон http://{server}. Схема URL заменяется автоматически, в зависимости от реального значения (http или https).
9	Максимальное количество попыток отправки сообщений	Максимальное количество попыток отправки сообщений. Целочисленное значение указывает, сколько раз сервис сообщений пытается отправить сообщение.	10
10	Таймаут отправки сообщений (ч.)	Таймаут отправки сообщений (ч.). Целочисленное значение указывает, в течении какого времени сервис сообщений пытается отправить сообщение.	1
11	Адрес SMTP сервера	IP адрес или доменное имя SMTP сервера для рассылки уведомлений. Если введено значение "поле", то все попытки отослать email системой прекращаются.	none
12	Порт SMTP сервера для рассылки email уведомлений	Порт SMTP сервера для рассылки email уведомлений.	25	В случае если почтовые увдомленяи не приходят попробуйте порт 587
13	Включить шифрованное подключение TLS	Включить шифрованное подключение TLS	нет
14	Включить анонимную аутентификацию на сервере SMTP	VisitorControl использует анонимную аутентификацию на сервере SMTP. Заданный логин и пароль игнорируются. На сервере SMTP должна быть включена анонимная аутентификация.	да
15	Логин для базовой аутентификации на сервере SMTP	Если включить анонимную аутентификацию на сервере SMTP, то логин игнорируется.
16	Пароль для базовой аутентификации на сервере SMTP	Если включить анонимную аутентификацию на сервере SMTP, то пароль игнорируется .
17	Логин для базовой аутентификации на сервере SMS	Логин для базовой аутентификации на сервере SMS.
18	Пароль для базовой аутентификации на сервере SMS	Пароль для базовой аутентификации на сервере SMS.
вкладка "Информационные"
1	E-mail администратора	E-mail администратора. Используется в информационных целях, также на этот E-Mail, в случае, если указан SMTP сервер, отсылаются сообщения об ошибках системы.	none
2	Телефон администратора	Телефон администратора. Указывается в информационных целях.	1234
3	E-mail диспетчера	E-mail диспетчера. Указывается в информационных целях.	info@insyres.ru
4	Телефон диспетчера	Телефон диспетчера. Указывается в информационных целях.	00-00
1	E-mail диспетчера SD	E-mail диспетчера SD. Необходим для связи в случае возникновения экстренных ситуаций и невозможности подачи заявки на услуги.	none
2	Телефон диспетчера SD	Телефон диспетчера SD. Необходим для связи в случае возникновения экстренных ситуаций и невозможности подачи заявки на услуги.	1234
1	Адрес службы ИТС	URL для подключения к службе ИТС.	http://its.visitorcontrol.ru
2	Загружать сообщения ИТС	Если включено, то VisitorControl осуществляет взаимодействие со Службой ИТС.	1
2	Отображать сообщения ИТС пользователям	Если выбрано "Всем", то все пользователи VC получают сообщения от Службы ИТС. В обратном случае их получают только администраторы VC.	Всем	Всем, Только администратору
вкладка "Обработка ПД"
1	Включить функционал по работе с ПДн	Если включено, то есть возможность распечатывать Согласие на обработку ПД и удалять ПД посетителя из системы	1
2	Организация, ответственная за обработку персональных данных	Используется при выводе на печать Согласия на обработку персональных данных
3	Адрес организации, ответственной за обработку персональных данных	Используется при выводе на печать Согласия на обработку персональных данных
4	При отзыве данных ФИО представить в виде	При отзыве (удалении) персональных данных посетителя из системы ФИО можно сохранить по-разному	Обезличено	Фамилия И.О.;Ф.И.О.; Фамилия Имя Отчество
вкладка "Servicedesk"
1	Срок автоматического подтверждения исполнения заявки на услуги в рабочих днях	Настройка определяет срок (в рабочих днях) по истечению которого заявке, по которой завершено выполнение работ будет проставлена отметка о подтверждении исполнителем автоматически.	3

Для изменения настроек безопасности ,необходимо открыть пункт меню "Настройки" подпункт "Безопасность". Откроется форма, показанная на Рис.15.2.2.



Рис.15.2.2. Параметры безопасность.

Возможно редактировать следующие настройки:

Номер;	Метка;	Описание;	Умолчание;	Варианты.
вкладка "Общие"
5	Использовать приблизительное сравнение в "черном списке" и "списке VIP"	Если включено, то при поиске по "черному списку"/"списку VIP" будет применен алгоритм приблизительного сравнения ФИО посетителя и ФИО из "черного списка"/"списка VIP".	0
3	Критерий для приблизительного сравнения по "черному списку" и "списку VIP"	Критерий схожести для приблизительного сравнения по "черному списку" и "списку VIP". Чем больше значение, тем большее количество различий допускается, чем меньше значение критерия, тем более точно должны соответствовать ФИО посетителя и записи в "черном списке"	2
3	Действие при оформлении/согласовании заявки с посетителем из «черного списка» и «списка VIP»	Настройка влияет на отображение окна уведомления с результатами проверки посетителя по «черному списку» и «списку VIP» при оформлении, просмотре и согласовании заявки	уведомлять и запрещать оформление	уведомлять и запрещать оформление, уведомлять и разрешать оформление, не уведомлять и разрешать оформление
вкладка "Вход в систему"
1	Включить авторизацию по SID	Вход по SID используется PassMonitor и службой почтовых уведомлений. Отключение может повлечь невозможность использования PassMonitor и невозможность входа в Систему по ссылке из письма.	1
2	Запоминать имя пользователя на форме входа	Запоминать имя последнего авторизованного пользователя на форме входа, т.е. при открытии формы входа в Систему логин будет подставлен автоматически из Cookie	1
3	Включить паузу после ввода неправильного пароля	Чтобы усложнить злоумышленнику подбор пароля, между попытками авторизоваться в системе устанавливается пауза.	1
4	Время до выхода (мин.)	Допустимое время от проставления отметки об окончании посещения до выхода из здания (проставления отметки о сдаче пропуска).	25
5	Блокировать вход в систему после неправильного ввода пароля	Блокировать вход в систему на указанное время после неправильного ввода пароля определенное количество раз	0
6	Количество последовательных попыток входа	Количество неудачных попыток ввода пароля, после которых вход блокируется	5
7	Блокировать на (мин.)	Время блокировки в минутах	15
8	Время(в мин.) устаревания неудавшихся попыток входа	Время в минутах, по истечении которого неудавшиеся попытки входа удаляются из системы	15
вкладка "Управление паролями"
1	Минимальная длина пароля	Минимальная длина пароля пользователя.	6
2	Срок действия пароля (дни)	Указывается, сколько дней до истечения пароля.	90
3	Пароль может содержать одинаковые символы	Пароль может содержать одинаковые символы	1
4	Выдавать предупреждения о необходимости смены пароля за (дни)	Время начала выдачи предупреждений пользователю о необходимости смены пароля.	5

После изменения настроек необходимо нажать кнопку «Сохранить».

15.3. Настройка форм

Система позволяет настраивать формы заказа и оформления заявок и пропусков. Для этого необходимо иметь право "Редактирование настроек системы".

Возможно настроить формы:

• Оформление заявки на временный пропуск
• Оформление заявки на гостевую парковку
• Оформление заявки на групповое посещение
• Оформление заявки на материальный пропуск
• Оформление заявки на постоянный пропуск
• Оформление заявки на разовый пропуск
• Оформление пропуска

Для настройки необходимой формы требуется открыть пункт меню "Настройки" "Настройка форм" и выбрать в списке форм требуемую форму:



Рис.15.3.1. Выбор формы для настройки

Затем на форме просмотра необходимо нажать кнопку редактирования.

Откроется окно настройки формы (Рис.15.3.2).



Рис.15.3.2. Настройка формы

Настройки позволяют:

• скрыть/отобразить различные вкладки и поля на формах;
• сделать поля обязательными или необязательными к заполнению;
• отобразить поля со всех вкладок на одной вкладке(только для форм с несколькими вкладками).

После внесения каких-либо изменений на форме необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

15.4. Лицензия

"Лицензия" - специальная вкладка Системы, где Администратор Системы может узнать о закупленных модулях Системы и количестве пользователей, которые могут работать с Системой. На данной вкладке указаны все купленные модули, независимо от того, включены они в данный момент в Настройках системы или нет.

Для просмотра лицензии необходимо открыть пункт в "Настройки" подпункт "Лицензия".



Рис.15.4.1. Вкладка "Лицензия". Пример.

15.5 Шаблоны маршрутов

Администратор Системы имеет возможность создавать маршруты согласования Заявок.

!Настройка шаблонов возможна при наличии соответствующего модуля в лицензии

Каждый Шаблон маршрутов согласования Заявок включает в себя Название, Описание, Тип, а также Шаги согласования.

Для настройки маршрутов согласования необходимо открыть пункт меню "Настройки" подпункт "Шаблоны маршрутов", Рис.15.5.1.



Рис.15.5.1. Вкладка "Шаблоны маршрутов".

Для создания нового Шаблона маршрута необходимо нажать кнопку Добавить, Рис.15.5.2.



Рис.15.5.2. Создание шаблона маршрутов.

В открывшейся форме добавления шаблона маршрута необходимо заполнить название маршрута и добавить шаги согласование (согласующих)

Внимание! В список возможных шагов согласования попадают только те пользователи/роли у которых есть право согласования.

Для изменения имеющегося Шаблона маршрута требуется:

1. Выбрать шаблон из списка шаблонов;
2. В открывшейся форме просмотра нажать на кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования изменить название маршрута/ шаги согласования.

Изменение порядка шагов согласование возможно путем "перетаскивания требуемого шага" при зажатой кнопки мыши

4. Нажать кнопку "Готово".

Для удаления Шаблона маршрута маршрута требуется:.

1. Выбрать шаблон из списка шаблонов;
2. В открывшейся форме просмотра нажать на кнопку удаления.
3. подтвердить удаление во всплывающем окне.

15.6 Критерии выбора маршрутов

Для того, чтобы заявка пошла по тому или иному маршруту согласования, Администратором Системы производится настройка Критериев выбора маршрутов.

!Настройка критериев выбора возможна при наличии соответствующего модуля в лицензии

!Для создания Критерия выбора Маршрута необходимо наличие Шаблона маршрута.

Для настройки критериев выбора маршрутов необходимо открыть пункт меню "Настройки" подпункт "Критерии выбора маршрутов", Рис.15.6.1.



Рис.15.6.1. Вкладка "Критерии выбора маршрутов".

Для создания нового Критерия необходимо нажать кнопку Добавить, Рис.15.6.2.



Рис.15.6.2. Создание Критерия выбора маршрутов.

В открывшейся форме добавления критерия выбора маршрута необходимо выбрать тип заявки и другие критерии, а так же выбрать шаблон маршрута согласования по которому пойдет заявка при заданных критериях.

В зависимости от выбранного типа заявки будут доступны остальные критерии для выбранного типа заявки.

Для изменения имеющегося Критерия выбора маршрута требуется:

1. Выбрать Критерий из списка Критериев;
2. В открывшейся форме просмотра нажать на кнопку редактирования.
3. В открывшейся форме редактирования изменить критерии/ шаблон маршрута.
4. Нажать кнопку "Готово".

Для удаления имеющегося Критерия выбора маршрута требуется:

1. Выбрать Критерий из списка Критериев;
2. В открывшейся форме просмотра нажать на кнопку удаления.
3. Подтвердить удаление во всплывающем окне.

16. Сообщения

При работе с Системой Пользователь может увидеть счетчик непрочитанных сообщений (Рис. 17.6.1). В данных сообщениях содержаться последние новости о Системе. Для просмотра сообщений, Пользователь может кликнуть по индикатору сообщений, после чего откроется текст с кратким анонсом сообщения (Рис. 16.2).



Рис.16.1. Поступлении новых сообщений в систему



Рис.16.2. Просмотр анонса сообщения

Для прочтения полного текста сообщения, Пользователю необходимо кликнуть на фразу "Читать полностью", после чего Система отобразит сообщения в журнале "Сообщения", при этом счетчик сообщений уменьшиться на 1 (Рис.16.3).



Рис.16.3. Просмотр полного текста сообщения

Приложение. Права и области распространения ролей в Системе при поставке

 

Объект Системы	Возможные права на объект	Роли
		Заявитель	Оператор бюро пропусков	Администратор	Уполномоченный заявитель (секретарь)	Сотрудник службы безопасности
Должность	Ведение справочника должностей			для всех организаций
Журнал аудита	Просмотр журнала аудита			для всех организаций		для всех организаций
Заявка на пропуск	Оформление заявки на период и на определенное количество посещений				для своего и всех дочерних подр.
	Согласование заявок на пропуск посетителей				для своего и всех дочерних подр.
	Оформление заявок на пропуск посетителей	только своих			для своего и всех дочерних подр.
	Внесение корректив в заявку	только своих			для своего и всех дочерних подр.
	Инициирование заявок на пропуск посетителей				для своего и всех дочерних подр.
	Отзыв заявок	только своих			для всех зданий
	Просмотр журнала заявок на пропуск	только своих	для своего здания		для своего и всех дочерних подр.	для всех компаний
Здание	Ведение справочника зданий			для своего здания
Компания	Ведение справочника компаний			для всех организаций
Параметры системы	Редактирование настроек системы			для всех организаций
Подразделение	Ведение справочника подразделений			для всех компаний
Пользователь	Ведение справочника пользователей системы			для всех компаний
	Назначение прав доступа			для всех ролей
Посетитель	Просмотр паспортных данных посетителя		для своего здания			для всех компаний
	Постановка посетителя на контроль				для своего и всех дочерних подр.	для всех компаний
	Просмотр справочника посетителей	только своих	для своего здания		для своего и всех дочерних подр.	для всех компаний
Пропуск	Внесение отметки об окончании посещения	только своих			для своего и всех дочерних подр.
	Оформление пропуска по заявке		для своего здания
	Отметка о выходе посетителя		для своего здания
	Просмотр журнала пропусков	только своих	для своего здания		для своего и всех дочерних подр.	для всех компаний
	Оформление пропуска без заявки		для своего здания
Роль	Ведение справочника ролей			для всех компаний
Сотрудник	Ведение справочника сотрудников			для всех компаний
	Редактирование информации о наличии постоянного пропуска у сотрудника					для всех компаний